Dokumentenmanagement mit SharePoint

SharePoint-DMS - ScienceSoft

Im heutigen Geschäftsumfeld mit seinem rasanten Tempo sollten DMS-Lösungen nicht nur die Speicherung, Wiederverwendung und Pflege von Dokumenten gewährleisten, sondern auch die Zusammenarbeit an Dokumenten effizienter zu gestalten.

Um Organisationen dabei zu unterstützen, mit dem rapiden Wandel der geschäftlichen Anforderungen Schritt zu halten und Ihre Datenprozesse zu digitalisieren, entwickelt ScienceSoft maßgeschneiderte und leistungsstarke DMS-Lösungen, die auf SharePoint On-Premises-, SharePoint Online- und Office 365-Funktionen basieren. Mit unserer Erfahrung in der SharePoint-Beratung und -Entwicklung seit 2007 helfen wir den Unternehmen, unternehmensweite Dokumentenflüsse zu strukturieren, alle Phasen im Lebenszyklus von Dokumenten abzudecken und damit das Dokumentenmanagement auf ein neues Niveau zu bringen.

Unsere Kompetenzen

Microsoft Gold Content and Collaboration Competency partner - ScienceSoft

  • Microsoft Gold Kompetenz im Bereich "Collaboration und Content"
  • Mehr als 12 Jahre in der SharePoint-Beratung und Entwicklung
  • Mehr als 20 Experten für Microsoft SharePoint
  • Erfolgreiche Projekte mit SharePoint On-Premises, SharePoint Online und Office 365

Demo zum SharePoint-DMS

SharePoint document management system demo

Ausprobieren

Warum Ihre DMS-Lösung mit SharePoint umsetzen?

SharePoint wurde als führender Anbieter im Bericht „Forrester Wave: Enterprise Content Management 2017“ genannt und bietet eine Vielzahl von Funktionen, die ein qualitativ hochwertiges Dokumentenmanagement gewährleisten:

Alle Unternehmensdokumente an einem Speicherort

Alle Unternehmensdokumente an einem Speicherort

  • Dokumente speichern und strukturieren. Mit SharePoint können Sie mehrere Dokumente in einem übersichtlichen System aus Ordnern und Listen gruppieren. So können Sie die benötigten Dokumente jederzeit leicht finden und wiederverwenden.
  • Unterstützung verschiedener Dateitypen. Die Plattform unterstützt nicht nur die häufigsten Dateitypen (.docx, .pdf, .pptx, .zip usw.), sondern arbeitet auch mit seltenen Dateiformaten wie .odt, .ods, .xslb, .ppsx und mehr. Im Rahmen des SharePoint Online- und Office 365-Abonnements haben Sie eine Möglichkeit, an mehr als 270 Inhaltstypen, einschließlich 3D-Modellen, zusammenzuarbeiten.
  • Mehrsprachige Unterstützung. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter in verschiedenen Teilen der Welt hat oder mit Kunden in verschiedenen Sprachen zusammenarbeitet, können Sie mit SharePoint mehrsprachige Inhalte und Dokumente optimal verwalten.

Dynamische und sichere Zusammenarbeit mit Dokumenten

Dynamische und sichere Zusammenarbeit an Dokumenten

  • Einfache Freigabe von Dokumenten. Sie können Dokumente von verschiedenen Geräten aus mit internen und externen Benutzern teilen. Alle Benutzer, die auf derselben SharePoint-Website angemeldet sind, können sicher mit den freigegebenen Dokumenten zusammenarbeiten.
  • Echtzeit-Co-Authoring. Sie können mit Ihren Kollegen Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen in Echtzeit sichtbar bearbeiten. Die Änderungen in demselben Dokument werden automatisch gespeichert und nahezu in Echtzeit synchronisiert. Dadurch können Sie auf aktuelle Dokumentversionen zugreifen, ohne sie zu duplizieren.
  • Versionierung von Dokumenten. Mit SharePoint können Sie Dokumentversionen und alle in einem Dokument vorgenommenen Änderungen verfolgen sowie bei Bedarf auf ältere Dokumentversionen zurückgreifen und sie wiederherstellen.
  • Sicherer Umgang mit sensiblen Daten. Durch integrierte Funktionen zum Schutz vor Datenverlust werden Sie vom System gewarnt, wenn Sie ein Dokument mit sensiblen Daten erstellen oder freigeben möchten. So können Sie es nicht weitergeben.

24/7-Verfügbarkeit von Dokumenten

24/7-Verfügbarkeit von Dokumenten

  • Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Geräten aus. Mit Dokumentenmanagementsystem auf Basis von SharePoint können Sie Ihre Dokumente von Ihrem PC, Tablet oder Smartphone satndortunabhängig bearbeiten. Mobile Versionen Ihrer DMS-Lösung unterstützen die gesamte Palette an Desktop-Funktionen.
  • Offline-Zugriff auf Dokumente. Sie können weiter an Dokumenten arbeiten, auch wenn es keine Internetverbindung gibt. Mit OneDrive-Speicher können Sie Dokumente offline erstellen und bearbeiten. Alle Änderungen werden automatisch mit SharePoint synchronisiert, wenn Sie wieder online sind.

Einfache Suche von Dokumenten

Einfache Suche von Dokumenten

  • Umfangreiche Metadaten für Dokumente. Jedes Dokument im SharePoint-Umfeld erhält mehrere Eigenschaften, welche die Erstellung von Dokumentenprofilen ermöglichen und eine reibungslose Suche und Filterung gewährleisten.
  • „Allmächtige“ Suche. In SharePoint können Sie Dokumente über Google-ähnliche Suchanfragen finden. Sie können Suchparameter durch Metadaten verfeinern und ändern, um genauere Ergebnisse zu erhalten.
  • Langfristige Archivierung von Dokumenten. SharePoint kann Ihr zuverlässiges Dokumentenarchiv sein. Alle wertvollen Dokumente werden sicher in Dokumentablagen gespeichert, bis Sie diese benötigen.

Wenn Sie noch mehr über das Dokumentenmanagement mit SharePoint erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an unsere SharePoint-Entwickler.

Angebotsanfrage

Wählen Sie die benötigte Dienstleistung aus

Als Microsoft Partner mit der Gold-Kompetenz im Bereich „Collaboration und Content“ bietet ScienceSoft  das gesamte Spektrum der SharePoint-Leistungen an, um Sie bei den folgenden Herausforderungen zu unterstützen:

 Dokumentenmanagement mit SharePoint - Leistungen von ScienceSoft

  • Entwicklung eines voll funktionsfähigen Dokumentenmanagementsystems auf Basis SharePoint von Grund auf.Das umfasst die Planung und Architektur Ihres On-Premises- oder Cloud-Systems in Übereinstimmung mit den internen Geschäftsprozessen und den Anforderungen der Mitarbeiter.
  • Entwurf und Implementierung von Dokumentenmanagement-Funktionen in Ihrer SharePoint- oder Office 365-Lösung. Wenn Sie SharePoint oder Office 365 als Plattform für die soziale Zusammenarbeit oder als Tool für Personalmanagement verwenden, können wir Ihre Lösung jederzeit mit Dokumentenmanagement-Funktionen erweitern und sie im gesamten Unternehmen verfügbar machen.
  • Anpassung Ihres vorhandenen SharePoint-DMS.  Wenn Ihr Unternehmen wächst und neue Herausforderungen beim Dokumentenmanagement auftreten, müssen Sie möglicherweise Ihre bestehende Lösung anpassen, um sie mit den veränderten Geschäftsbedingungen in Übereinstimmung zu bringen. Und wir stehen Ihnen zur Verfügung, um dabei zu helfen!
  • Migration Ihrer DMS-Lösung:
    • Von einer DMS-Lösung vom Drittanbieter auf SharePoint. Wir gewährleisten eine reibungslose Migration von Alfresco, Box, OpenText, IBM Connections, Dropbox, M-Files oder jeder anderen plattformbasierten oder benutzerdefinierten Lösung auf SharePoint 2013, 2016, SharePoint Online oder Office 365.
    • Von einer On-Premises-Umgebung in die Cloud.  Wir können Sie bei Ihrem Umzug in die Cloud unterstützen, um Ihre Dokumentenmanagement-Funktionen On-Premises an die Besonderheiten der Cloud-Umgebung anzupassen.

Erstellen Sie ein DMS mit Mehrwert

Neben der Implementierung der wichtigsten Dokumentenmanagement-Funktionen sorgen wir auch dafür, die Funktionen Ihrer Lösung zu erweitern, um sie noch leistungsfähiger, benutzerfreundlicher, sicherer und kompatibler zu gestalten. Um das zu erreichen, stellen wir zur Verfügung:

  • Gemeinsames Dokumentenmanagement.  Wir koppeln Funktionen für Dokumentenmanagement mit Funktionen für Zusammenarbeit von SharePoint und Office 365, um ein produktives Zusammenspiel unabhängig vom physischen Standort der Mitglieder sicherzustellen.
  • Externes Dokumentenmanagement.  Wir ermöglichen Ihren Partnern und Kunden den Zugriff auf Ihr Dokumentenmanagementsystem, um interne und externe Informationsflüsse zentral in den Griff zu bekommen und zu steuern sowie die Dokumentenverarbeitung sicherer zu gestalten.
  • Dokumenten-Workflows.  Wir definieren Dokumenten-Workflows, um einen korrekten Austausch und effektiven Lebenszyklus von Dokumenten im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.
  • Einhaltung interner Richtlinien.  Wir können Ihnen helfen, die der Identität Ihres Unternehmens angepassten Dokumentenvorlagen zu implementieren, damit Benutzer neue standardisierte Dokumente mit einem Klick erstellen könnten.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.  Durch die relevante Sicherheitskontrolle in Ihrem Dokumentenmanagementsystem helfen wir Ihnen, die Branchenstandards einzuhalten und eine sichere Verwaltung sensibler Inhalte zu gewährleisten.

Sagen sie "Tschüs" ihren DM-Herausforderungen

Mit SharePoint-basierten Lösungen für Dokumentenmanagement wollen wir verschiedene Herausforderungen bewältigen, die im Zusammenhang mit der unkontrollierbaren und unorganisierten Arbeit mit Dokumenten stehen.

  • Sporadische Dokumentenablage. Wir liefern SharePoint-Lösungen, um die Arbeit der Mitarbeiter mit Dokumenten zu zentralisieren und die zufällige Ablage von Dokumenten in verschiedenen Dokumentenspeichern zu verhindern.
  • Zeitraubende Dokumenten-Workflows. Wir helfen Organisationen, vom mühsamen manuellen Dokumentenmanagement zu einem effizienten automatisierten Dokumentenverkehr im gesamten Unternehmen überzugehen.
  • Komplizierte Wiederverwendung von Dokumenten. Die Lösungen von ScienceSoft bieten Mitarbeitern die relevanten Funktionen, um benötigte Dokumente schnell zu finden und sie in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten.  
  • Fehler aufgrund unsachgemäßer Verwendung von Dokumenten. Wir erstellen strukturierte Dokumenten-Workflows, die den gesamten Dokumentenzyklus transparent machen und die Vervielfältigung, Beschädigung und Verlust von Dokumenten vermeiden.

Effizientes DMS ganz einfach bekommen

Wenn Sie planen, ein neues Dokumentenmanagementsystem in SharePoint einzuführen oder Ihre bestehende Lösung zu verbessern, wenden Sie sich an unsere SharePoint-Berater, die Sie bei der Auswahl und Umsetzung der besten DMS-Lösung unterstützen können.

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