Vorteile und Nachteile von einem SharePoint-Intranet

Die Nielsen Norman Group setzte in seinem Intranet Design Annual 10 beste Intranets von 2017 zusammen. Sechs von zehn gewinnenden Intranets wurden auf SharePoint gebaut (im Jahr 2016 war die Zahl noch beeindruckender: neun von zehn Intranets waren SharePoint-basiert). Der Bericht beweist, dass SharePoint, eine Microsoft-Plattform, welche dieses Jahr ihr 16-jähriges Jubiläum feierte, immer noch eine der beliebtesten Intranet-Plattformen weltweit ist.

Jeff Teper, "Der Pate von SharePoint", und sein Team arbeiten hart und ihre Arbeit bringt positive Ergebnisse. Als Mitglied der Office 365 Familie wurde SharePoint in den letzten 2 Jahren angetrieben und wird oft von seinen gewidmeten Besitzern gelobt. Eines der größten Krankenhaussysteme von Illinois, Advocate Health Care behauptet z. B., über $50 Millionen zu sparen, da die Produktivität ihrer Mitarbeiter, die in SharePoint und Office 365 zusammenarbeiten, gestiegen ist.

Vorteile und Nachteile von einem SharePoint-Intranet

Es ist trotzdem ein Haar in der Suppe. Wenn SharePoint an Jimmy Kimmels Show teilnehmen würde, würde es einen heftigen Teil der Spötterei bekommen: bittere Geschichten von gereizten Nutzern sowie mehrfache Vorhersagen des bevorstehenden SharePoint-Todes, von Konkurrenten und Kritikern geäußert, haben das Image der Plattform vergiftet. Es ist kein Wunder, dass solche polarisierten Meinungen in Bezug auf SharePoint geschäftliche Entscheidungsträger oft bezweifeln machen, ob es die richtige Plattform für ihre korporativen Intranets ist.

Um Zweifel auszuräumen, haben wir in unsere SharePoint Intranet Entwicklungs-Praxis eingetaucht und verschiedene Vorteile und Herausforderungen analysiert, welche SharePoint seinen Inhabern bringt. Das half uns, alle Vorteile und Nachteile von SharePoint Intranet zusammenzubringen, damit Sie entscheiden können, ob es Ihren Geschäftsanforderungen, Kooperationsmustern und Budgetierungsstrategien passt.

Out-of-the-Box-Funktionen Ihres SharePoint-Intranets

Was ist wichtig: Out-of-the-Box-Funktionen bestimmen die Standardfunktionen Ihres Intranets und sein Potenzial für weitere Erweiterungen und Anpassungen.

Vorteil. Sie erhalten einen reichen Satz von Funktionen

Mit dem Out-of-the-Box-SharePoint-Intranet erhalten Sie eine Vielzahl von Funktionen, welche Dokumenten- und Workflow-Management, Content-Management, unternehmensweite und Team-Kollaboration, Aufgaben- und Problemmanagement und mehr gewährleisten. Mit der Out-of-the-Box-Funktionalität können Sie verschiedene Geschäftsprozesse erleichtern und es den Nutzern ermöglichen, ihre täglichen Aufgaben schneller und mit weniger Aufwand zu erfüllen. Insgesamt befreit SharePoint Sie von der Entwicklung wesentlicher Intranet-Funktionen von Anfang an und lässt Sie entscheiden, womit Ihr Intranet ‘gefüllt’ wird.

Nachteil. Viele Funktionen können zu einem Durcheinander führen

In der Tat kommt SharePoint mit einer Vielzahl von integrierten Funktionen, aber es kann schwierig sein, diejenigen zu wählen, die Ihren Geschäftsbedürfnissen am besten passen. Wenn Sie alle verfügbaren Funktionen gleichzeitig ohne vorheriges Priorisieren aktivieren, kann dies zu einem unordentlichen Intranet führen, welches die Aktivitäten der Benutzer behindert.

Um das zu vermeiden, müssen Sie organisatorische Prozesse, Anforderungsbedürfnisse und Kooperationsgewohnheiten analysieren, um über die relevanten SharePoint-Intranet-Komponenten zu entscheiden. Darüber hinaus sind Out-of-the-Box-Funktionen nicht auf Ihre spezifischen organisatorischen Bedürfnisse zugeschnitten, so müssen Sie Ihr SharePoint-Intranet anpassen, bevor Sie es allgemein verfügbar machen. Deshalb sollten Sie auch den Anpassungsaspekt berücksichtigen.

SharePoint Intranet-Anpassung

Was ist wichtig: Intranet-Anpassungsfähigkeit bestimmt, wie leicht und wie tief können Sie Out-of-the-Box-Funktionen ändern, um eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu bekommen. Intranet- Anpassbarkeit bestimmt, wie leicht und wie tief Sie Out-of-the-Box Funktionen ändern können, um eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu erhalten.

Vorteil. Sie können ein einzigartiges SharePoint-Intranet erstellen

Unternehmen arbeiten selten mit Out-of-the-Box SharePoint, da es einfach einem bestimmten Geschäftskontext nicht passen kann. Glücklicherweise können Unternehmen SharePoint-Intranets ganz tief anpassen, indem sie Corporate Branding hinzufügen und benutzerdefinierte Add-Ins und vollwertige Lösungen entwickeln, um bestimmte Aktivitäten (HR-, Projekt- oder Wissensmanagement usw.) zu decken. Im allgemeinen ist einer der größten SharePoint-Intranet-Vorteile, dass Sie eine einzigartige Lösung für eine Vielzahl von Prozessen aufbauen können, was bei einer fertigen aufgabenorientierten Lösung nicht möglich wäre.

Obwohl Cloud-Intranet-Anpassung von der On-Premises-Intranet-Optimierung abweicht und ihre Einschränkungen hat, passen viele Organisationen ihre Cloud-Lösungen erfolgreich an. Sie können ein Beispiel eines Anbieters von Sozialfürsorgeleistungen sehen, welcher ein kundenspezifisches SharePoint-Intranet in der Cloud betreibt, um einen personalisierten Lernprozess, eine leichtere Interaktion unter Mitarbeitern, Buchhaltungsabteilung und HR-Leitern, sowie effektives Zeitmanagement zu ermöglichen.

Nachteil. Anpassungszeit und Kosten

SharePoint-Intranets sind anpassungsfreundlich, aber Sie sollten bedenken, dass die Anpassung Zeit und Investitionen erfordern wird. Der oben genannte Bericht zeigt, dass durchschnittliche Zeit der Schaffung eines neuen Intranets von 6,2 Jahren im Jahr 2011 auf 1,4 Jahr im Jahr 2017 deutlich reduziert hat. Dennoch sollten Sie für diese 1 + Jahr Intranet-Anpassung-Zeitraum bereit sein. Was das Anpassungs- / Preis-Verhältnis angeht, ist es sehr leicht: je tiefer Sie Ihr Intranet anpassen möchten, desto höher wird Ihre endgültige Rechnung sein.

Integration von einem SharePoint-Intranet mit Enterprise-Systemen

Was ist wichtig: Integrationsfähigkeiten bestimmen den Ort Ihres Intranets unter anderen Enterprise-Systemen und beeinflussen die Qualität der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.

Vorteil. Sie können die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ermöglichen

Durch Integration von SharePoint-Lösungen, welche ein Teil Ihres Intranets mit anderen Enterprise-Systemen wie CRM oder ERP sind, können Sie unternehmensweite Suche, Teamzusammenarbeit und kontinuierliche Geschäftsprozesse sicherstellen. Auf SharePoint-Intranet-Vorteile stützend, können Sie Mitarbeiter in verschiedenen Systemen verbinden.

Wir in ScienceSoft nutzen SharePoint-fähige Kollaborationsräume aktiv, welche in unser korporatives CRM-System integriert sind, was es den Vertriebsleitern ermöglicht, mit dem Marketing-Team, Projektleitern, Business Analysten und technischen Leitern, die an demselben Projekt beteiligt sind, zusammenzuarbeiten.

Nachteil. Integration kann zusätzlichen Entwicklungsaufwand erfordern

Jeder Integrationsfall hat seine Besonderheiten, wenn Sie also ein benutzerdefiniertes ERP-System verwenden, müssen Sie eine andere benutzerdefinierte Lösung erstellen, um Ihr ERP-System mit einem SharePoint-Intranet zu verbinden. SharePoint-Integrationsprobleme sollten im Voraus betrachtet werden: erstens, weil sie Zeit und Kosten für Ihr Projekt hinzufügen, zweitens, denn im Falle eines Ausfalls wird die Produktivität der Mitarbeiter betroffen sein.

SharePoint-Leistungen für Ihr Intranet

Was ist wichtig: Die Belegschaftsverfügbarkeit bestimmt Ihre SharePoint-Intranet-Vitalität und eine einwandfreie Leistung. Dieser Aspekt ist für Unternehmen entscheidend, welche keine eigenen SharePoint-Teams haben und deshalb nach externen SharePoint-Diensten suchen müssen.

Vorteil. Sie können mehrere Dienstanbieter addressieren

Auch wenn Sie kein eigenes Team haben, wird es nicht lange dauern, einen Dienstleister zu finden. Es gibt so viele Unternehmen, die umfassende SharePoint-Leistungen anbieten, einschließlich Anpassung, Migration und 24/7 Support. Wenn Sie schlüsselfertige Lösungen bevorzugen, können Sie sich für einen Intranet-as-a-Service entscheiden, welcher von einem Lieferanten vollständig unterstützt wird.

Nachteil. Die Servicequalität kann sich variieren

Wenn Sie über Ihr eigenes SharePoint-Team nicht verfügen, werden Sie höchstwahrscheinlich mit verschiedenen Dienstanbietern zusammenarbeiten, um verschiedene Herausforderungen zu bewältigen. Dienstanbieter-Ansätze für Ihre SharePoint-Bereitstellung können sich variieren, und so können sich Servicequalität und Preise unterscheiden. Um negative Ergebnisse von zerstreuten Aktivitäten zu vermeiden, ist es sinnvoll, einen oder zwei ständige Partner zu wählen, die mit Ihrem Intranet kontinuierlich arbeiten und regelmäßige Verbesserungen bringen werden.

SharePoint-Intranet-Preisgestaltung

Was ist wichtig: Da es mindestens drei SharePoint-Bereitstellungsmodelle (On-Premise, Cloud und Hybrid) gibt und ihre Preismodelle unterschiedlich sind, sollten Sie Ihre Investitionen entsprechend planen.

Vorteil. Sie entscheiden über das beste Preismodell

Wenn SharePoint nur On-Premises existierte, gäbe es nicht viele Möglichkeiten zu wählen. Anfängliche Kosten beinhalteten Infrastruktur und Lizenzen, dann wurden Servicekosten hinzugefügt.

Glücklicherweise hat Microsoft sein Angebot mit mehreren Cloud-Plänen diversifiziert und verschiedene Zahlungssysteme eingeführt, um die finanzielle Belastung von SharePoint-Besitzern zu übernehmen. So können Unternehmen heute auch unter mehreren Cloud-Plänen wählen, um Zahlungen mit ihren Budgetfähigkeiten auszurichten.

Nachteil. Ihre endgültige Rechnung kann hoch sein

Cloud-Intranets gewinnen an Popularität und versprechen SharePoint-Besitzern, die Intranetkosten erheblich zu senken. Allerdings gibt es in allen Einsatzoptionen Dinge zu beachten. On-Premises-Intranets erfordern erhebliche Anfangsinvestitionen in Infrastruktur, Lizenzen und Anpassungen, welche einen großen Teil Ihres Budgets ausmachen können. Was Cloud-Intranets betrifft, ermöglichen sie es, Infrastrukturkosten zu senken, aber sie bringen laufende monatliche Abonnementzahlungen. Wenn Sie eine Hybrid-Lösung wählen, werden Sie benötigen, in sowohl On-Premises als auch Cloud-SharePoint zu investieren.

Vorteile und Nachteile von einem SharePoint-Intranet - Infografik

Sollten Sie sich für ein SharePoint-Intranet entscheiden?

Wie Sie sehen können, gibt es so viele Aspekte zu berücksichtigen, bevor Sie eine SharePoint-Intranet-Implementierung starten. Zum großen Teil sollte Ihre Entscheidung von Ihren Geschäftsgröße, Kollaborationsbedürfnissen und Budget abhängen.

Ein SharePoint-basiertes Intranet ist eine geeignete Lösung für große und mittelständische Unternehmen mit mehreren Teams und diversen Kooperationsmustern. Darüber hinaus, wenn Sie bereits eine entwickelte IT-Infrastruktur haben, ist die Einrichtung eines SharePoint-Intranets relativ einfach.

Gleichzeitig, wenn Ihr Unternehmen ziemlich klein ist, wird SharePoint On-Premises Ihre beste Option nicht sein, da es buchstäblich zu schwierig für Ihr Budget- und Zusammenarbeitsbedürfnisse sein kann. In diesem Fall wählen Sie besser eine SharePoint Online oder Office 365 Lösung oder suchen Sie nach einem alternativen Kollaboration-Tool.

About the Author: Sandra Lupanava

Sandra ist SharePoint-Evangelist bei ScienceSoft, einem Softwareentwicklungs- und Consultingunternehmen mit den Büros in Europa und den USA. Mit ihrer über 5-jährigen Erfahrung im Marketing vertritt Sandra die Stärken von SharePoint, um zum positive Image der Plattform beizutragen sowie Nutzerakzeptanz und Bindung zu steigern. Heutzutage befürwortet Sandra die Nutzung der nicht trivialen Möglichkeiten von SharePoint, um geschäftsorientierte, industriespezifische Innovations- und Wissensmanagementlösungen zu erstellen.