Schmerz und Gewinn: wie kann man Nutzerakzeptanz Ihres SharePoint-Portals steigern

Wenn ein SharePoint-Portal in das Leben des Unternehmens kommt, kann es einige Ziele erreichen: Geschäftsprozesse erleichtern, den Angestellten in ihrer täglichen Routine helfen, Kooperation unterstützen und Unternehmenswerte fördern.

Aber es kann passieren, trotz aller Bemühungen, dass niemand Interesse an dem neuen System zeigen wird, so dass es für Monate ungenutzt bleibt. Lassen Sie uns einige mögliche Gründe der Zurückhaltung der Benutzer betrachten, um zu verstehen, wie man den Trend ändern kann.

Warum lehnen sie ab

Vor allem, erzeugt die Implementierung eines neuen Systems mehrere psychologische Barrieren, die zu einer Ablehnung der Software führen können. Zum Beispiel, Ihre Angestellten sind gewöhnt, ihre Aufgaben durch andere Mittel zu verwalten (z. B. via Email, Skype, persönliche Treffen), so dass sie das Portal nur als neue Laune der Führung, der Automatisierungsmode zu folgen, wahrnehmen. Andere Mitarbeiter können feindlich sein, weil sie noch ein System nicht erlernen möchten und das Portal als einen neuen Zeitesser betrachten.

Darüber hinaus, braucht ein SharePoint-Portal eine neue Kollaborationspsychologie, die von den Angestellten angenommen werden soll. Da die Kernaktivitäten (z. B. Workflow-Management, Dokumentenbearbeitung, abteilungsübergreifende Kommunikation) jetzt via das Portal durchgeführt werden müssen, wird das ein neues Massenbewusstsein erfordern.  

Wenn man auf das Problem der SharePoint-Ablehnung schaut, können andere Gründe im Kern des Portals gefunden werden. Ein schlechtes SharePoint UI, eine unbequeme Navigation, der Mangel an frischem Inhalt -  all das kann Nutzerakzeptanz hindern.

Obwohl es schwierig ist, alle Probleme vor der Umsetzung vorherzusehen, ist es immer noch möglich, die Situation zu verbessern.

Wann muss man reagieren

Sobald die ersten Anzeichen der Ablehnung des Portals auftreten, müssen Sie reagieren. Es gibt keine Zeit, sich zu versichern, dass das Portal zumindest dazu dient, Workflows zu verwalten oder Dokumente zu speichern, wobei die Zusammenarbeit nicht sehr wichtig ist. Tatsächlich ist es die Zusammenarbeit, welche die Vitalität des Portals garantiert, so dass wenn sie fehlt, wird das Portal in einen einfachen Dokumentenlagerraum verwandelt oder, schlimmstenfalls, in ein Browser-Lesezeichen.    

Die Ablehnung des Portals bedeutet, dass der Kampf um die höchste Produktivität verloren ist und die Angestellten mit ihrem alten Arbeitsstil bleiben müssen, voll von Excel-Tabellen, Papieren und Meetings. Und das ist sicher nicht das Ziel der SharePoint-Portalimplementierung, die deutlich bessere Ergebnisse erzielen soll als am Beispiel dieses SharePoint-Intranets, das für mehr als 45.000 Angestellte für den täglichen Gebrauch entwickelt wurde.

Was sollte verbessert werden

Es gibt mehrere Aspekte, die verbessert werden können, um die Loyalität der SharePoint-Nutzer zu gewährleisten.

Nutzerakzeptanz eines SharePoint-Portals

Um eine psychologische Ablehnung zu verhindern, können dedizierte Trainings organisiert werden, um die Plattformfunktionalität zu zeigen und Ihre Angestellten davon zu überzeugen, dass das neue Portal nicht ihr Feind, sondern ein hilfreiches Instrument für sie ist, um effizienter und produktiver zu sein.

Content und Benutzererfahrung sind zwei andere Aspekte, um daran zu arbeiten, die Beziehung zwischen den Nutzern und Ihrem SharePoint-Portal zu verbessern.  

Sind Sie mit Ihrem Content zufrieden?

Der Content ist für jedes SharePoint-Portal wichtig. Das ist was Ihr Publikum engagiert hält, aber es gibt zwei grundlegende Fragen: welcher Content muss veröffentlicht werden und wie man ihn erhalten kann?

Sie können immer mit den Nachrichten Ihres Unternehmens starten. Ihre Mitteilung hilft, Unternehmenswerte zu fördern, das Gemeinschaftsgefühl zu stärken und alle Angestellten in das Unternehmensleben einzubeziehen. Sie können diese Pflicht Ihren HR und PR/Marketing-Abteilungen delegieren, um das korporative Newsfeed mit relevanten Informationen zu bereichern.

Inhalt is wichtig

Der nächste Schritt ist es, Ihre Angestellten in Content-Generierung einzubeziehen. Das Portal muss den Angestellten die Tools bereitstellen, ihre Kenntnisse austauschen und das Interesse ihrer Kollegen fördern. Unter den psychologischen Bonus sind Wachstum ihres Einflusses, Erhaltung des nützlichen Feedbacks und Anerkennung der Kollegen durch das Portal. Nur das wird das Interesse der Angestellten erwecken und ihre Kooperation auslösen.

Was ist mit UX?

Ein schlechtes SharePoint-User Experience beeinflusst seine Akzeptanz stark. Das Portal mit einer langsamen Reaktionszeit und einem unfreundlichen Design wird Ihnen wenig Chancen geben, das Engagement der Nutzer zu gewinnen. Dies ist der Fall, wenn SharePoint-Berater helfen können, SharePoint UX zu verbessern, wobei sie an den folgenden Bestandteilen arbeiten.

SharePoint-User Experience

Attraktives SharePoint UI. Wir müssen ehrlich sein, die Out-of-the-Box SharePoint-Schnittstelle ist nicht genug, Ihre Angestellten heranzuziehen. Zum Glück ist das SharePoint UI hoch anpassbar, so dass das Portal in Übereinstimmung mit den modernen Web-Trends und Ihren Anforderungen konzipiert werden kann.

Bessere Reaktionszeit. Ideal müssen Ihre Portal-Seiten in weniger als einer Sekunde wiedergegeben werden. Langsame Reaktion kann durch Server-Überbelastungen, langsame Netzwerkverbindungen unter Servers oder einfach schlecht gestaltete Seiten mit einer großen Anzahl von Web-Teilen, die zahlreiche Server-Anfragen senden, verursacht werden. Eine umfassende Diagnose der spezifischen Seiten, Servers und Netzwerkverbindungen, Server-Hardware und Software-Konfiguration sind das, was helfen wird, die Reaktionszeit bis zum Standard zu bringen.  

Bequeme SharePoint Add-ins. Um die Funktionalität Ihres SharePoint-Portals zu erweitern, können Sie mehrere Add-Ins verwenden. SharePoint Add-ins werden auf dem SharePoint-Server ohne individuellen Code ausgeführt und ermöglichen es, spezifische Geschäftsaufgaben zu lösen (z. B. um Workflows leicht zu behandeln) oder Ihren Angestellten nützliche Informationen zur Verfügung zu stellen (z. B. Geburtstage Ihrer Kollegen, Büroplan, usw.).  

Ansprechende Websiten. Den Menschen gefällt es, in personalisierten Arbeitsbereichen zu arbeiten. SharePoint bietet die Möglichkeit, verschiedene Typen der Websiten anzupassen, entsprechend dem Geschmack und den Aktivitäten der Angestellten.

  • Persönliche Websiten sind erstellt, um der einzigartige Ort für jeden Mitarbeiter zu werden, Dokumente und Inhalt zu verwalten, persönliche Details auszufüllen (Expertise, Projekte, Interessen, usw.) und sich mit Kollegen in Verbindung zu setzen.
  • Abteilungs-Websiten helfen den Abteilungen, ihre Hauptaktivitäten in einem bestimmten Ort zu vereinigen, ohne sie mit denen anderer Abteilungen zu vermischen.
  • Arbeitsgruppen-Websiten sind die Kooperationsräume, welche die an denselben Projekt, Aktivität beteiligten Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit demselben Interesse vereinigen.

Nutzerfreundliche mobile Version. Mitarbeiter nutzen ihre Smartphones überall, und sie werden enttäuscht sein, wenn sie keine volle Funktionalität des Portals auf ihren Mobiltelefonen finden.  Die mobile Version sollte der Desktop-Version nicht unterlegen. Je funktioneller es ist, desto mehr Chancen gibt es, dass Ihr Portal genutzt und geschätzt wird. Gleichzeitig sollte Ihr Portal an die populärsten mobilen Browsers angepasst werden (Safari, Chrome Mobile, Android Browser, IE und Blackberry Browser), um es den Angestellten zu ermöglichen, auf das System zuzugreifen,  unabhängig davon, welchen Browser sie nutzen.

Abschluss

Implementierung eines SharePoint-Portals kann auf unerwartete Schwierigkeiten stoßen. Das ist der Fall, wenn eine Software für die Software-Entwicklung kann zur Portal-Ablehnung von seinen eigenen Nutzern führen. Der persönliche Ansatz und hochrangige Anpassung des Portals durch SharePoint-Berater können Ihnen helfen, sowohl psychologische als auch technische Barrieren zu überwinden.  Nur ein wenig zusätzliche Anstrengungen, und Ihr Portal wird wahrscheinlich ein willkommenes Tool werden, welches Kooperation zwischen den Abteilungen erleichtert, innere Kommunikation fördert und Geschäftsprozesse rationalisiert.

About the Author: Sergey Golubenko

Der Teamleiter und Lösungsarchitekt mit 13+ Jahren der Erfahrung in der Softwareentwicklung, einschließlich 7+ Jahre der Arbeit mit Microsoft SharePoint. Sergei’s Portfolio der SharePoint-Projekte umfasst Content- und Workflow-Management, Suche, Zusammenarbeit, Business-Konnektivitätsleistungen, usw. Er glaubt, dass Team-Motivation ein Muss für den Erfolg des Projektes ist und sagt den Fortschritt von SharePoint in der Cloud voraus.