SharePoint Online Lernportal für einen Anbieter von sozialen Fürsorgeleistungen in Großbritannien

Kunde

Mit Hauptsitz in Großbritannien bietet der Kunde eine breite Reihe von sozialen Fürsorgeleistungen, die betreutes Wohnen, Heimpflege, stationäre Betreuung und Rehabilitation für die Menschen mit körperlichen oder/und psychischen Gesundheitsproblemen oder Lernbehinderungen umfasst, die im täglichen Leben Hilfe brauchen.

Aufgabe

Der Kunde wählte ScienceSoft als einen Experten in der SharePoint-Beratung und Entwicklung, um ein schlüsselfertiges korporatives Intranet mit der Microsoft Office 365 Suite zu erstellen. Der Kunde plante sein Intranet als Herzstück seines korporativen Lebens zu nutzen - eine Plattform, die tägliche Arbeitsaktivitäten der Benutzer unterstützt und als Lernportal zur Durchführung von fachlichen Trainings, zur Verfolgung der persönlichen Entwicklung der Mitarbeiter und Einschätzung von Leistungen und Kompetenzen des Personals dient.

Lösung

Die SharePoint-Berater von ScienceSoft halfen ihren Kunden seit 2007 ihre SharePoint-Einsätze zu nutzen und erwarben ein tiefes Fachwissen in der Anpassung von SharePoint-Lösungen sowohl On-Premises als auch in die Cloud. Da der Kunde bevorzugte, sein Intranet in der Cloud zu entwickeln, verwendete ScienceSoft Microsoft Office 365, insbesondere SharePoint Online, um die Lösung gemäß den Kundenanforderungen zu erstellen. Die Lösung wurde in Übereinstimmung mit dem korporativen Stil des Kunden entworfen.

Da der Kunde Lernfähigkeiten des zukünftigen Portals ausdrücklich priorisierte, gab sich ScienceSoft ihre Mühe, um die folgende Funktionalität zu erstellen:

Trainingszentrum

Die Mitarbeiter greifen auf das Trainingszentrum zu, um alltägliche Aufgaben erfolgreich zu erfüllen, sowie eine professionelle Unterstützung von ihren Mentoren zu bekommen. Dieser Teil eines Intranets enthält Dateien und Videos, die verschiedene Aspekte der Aktivitäten der Mitarbeiter abdecken. Jede Gruppe von Trainings stellt eine eigene Unterwebseite dar und informiert über:

  • Besondere Krankheiten oder Zustände (Autismus, Diabetes, Epilepsie, Sinnesbeeinträchtigung usw.);
  • Allgemeines medizinisches Wissen (grundlegende Lebensunterstützung, die erste Hilfe, Nahrungshygiene, Stress-Management und Wohlbefinden usw.);
  • Spezifische Pflegeleistungen (Diät- und Menüplanung, Rehabilitation, COSHH usw.);
  • HR-Management (Überwachungsfähigkeiten, Personalbeschaffung, Mitarbeiterbindung, Ausbildungsmethoden usw.) und vieles mehr.

Persönliches Entwicklungszentrum

Um persönliche Entwicklungsfunktionen zu ermöglichen, verwendete das SharePoint-Team Office 365 Planner. Durch den Eintritt in ihre persönliche Entwicklungsseite können die Mitarbeiter ihren Fortschritt durch das Lernprogramm, einschließlich aller erfolgreichen Trainings, zu lernende Kurse, sowie die laufenden beobachten. Basierend auf den persönlichen Ergebnissen von Mitarbeitern können Manager und Vorgesetzte den Fortschritt ihrer Mitarbeiter beobachten und entscheiden, welche Aktivitäten von einem bestimmten Mitarbeiter erfüllt werden müssen.

Stichproben

Für Vorgesetzte und Manager verfügbar ermöglicht diese Funktion die Prüfung und Kontrolle der Leistungen von Mitarbeitern. Mittels Stichprobenformulare kann ein Manager Informationen darüber einreichen, wie gut Spezialisten ihre Pflichten erfüllen und wie richtig die Dokumentation verwaltet wird, das Engagement ihrer Mitarbeiter einschätzen, Fehler oder falsches Verhalten notieren sowie feststellen, ob Patienten mit den bereitgestellten Leistungen zufrieden sind.

Richtlinien

Korporative Richtlinien, die Service-Standards und interne Prozesse bestimmen, werden gesondert gehalten, um es den Mitarbeitern zu ermöglichen, sie aufmerksam zu studieren. Darüber hinaus entwickelte das Team von ScienceSoft eine benutzerdefinierte Funktion, die es den Managern und Vorgesetzten ermöglicht, die Zeit zu kontrollieren, die von jedem Mitarbeiter für das Erlernen einer Richtlinie aufgewendet wurde, um zu verstehen, ob das Personal die bereitgestellten Materialien verantwortungsbewusst studiert.

Um die alltäglichen Aktivitäten und Bedürfnisse der Mitarbeiter zu unterstützen, haben die SharePoint-Entwickler auch solche Funktionen geliefert:

  • Korporative Nachrichten und Mitteilungen, um wertvolle Leistungen zu teilen und wichtige Nachrichten unter allen Mitgliedern der Gemeinschaft zu verbreiten.
  • Kommende Veranstaltungen bekanntzugeben und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich für bestimmte Besprechung, Workshop oder Wettbewerb anzumelden.
  • Firmenkalender, damit Mitarbeiter informiert über alle Veranstaltungen und Besprechungen sind, sodass sie ihre Zeitpläne entsprechend erstellen könnten.
  • Firmenblog, um Meinungen, Branchenübersichten und Erfolgsgeschichten zu veröffentlichen.
  • Gehaltsabrechnungen, um es den Mitarbeitern zu ermöglichen, automatische Anfragen an die Buchhaltungsabteilung zu senden und ihre Gehaltsabrechnungen zu erhalten, und somit ihr persönliches Budget zu kontrollieren.
  • Urlaub, um dem Personal die Möglichkeit bereitzustellen, automatische Benachrichtigungen an die HR-Abteilung über ihre Ferien zu senden, sowie die Anzahl der verfügbaren Urlaubstage auf der Intranet-Homepage zu sehen.
  • Verspätung und Krankheit, um den Mitarbeitern kundenspezifische Formulare zum Ausfüllen anzubieten, wenn sie spät im Büro oder krank sind, sodass ihre Manager rechtzeitige Benachrichtigungen erhalten und Zeitpläne der Mitarbeiter entsprechend erstellen können.
  • Nutzerprofile in Office Delve, um den Mitarbeitern einen personalisierten Arbeitsraum anzubieten, mit Kollegen in Verbindung zu treten, auf persönliche Blogs zuzugreifen.

Ergebnisse

ScienceSoft lieferte ein maßgeschneidertes SharePoint-basiertes korporatives Intranet, das dem Personal des Kunden das ganze Spektrum der Funktionalität bereitstellt, und dabei den Lernprozess erleichtert und den Mitarbeitern bei der Lösung ihrer täglichen Aufgaben beisteht. Das Intranet ermöglicht es auch den Linienmanager und Vorgesetzten, persönliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren, ihrem Arbeitsprozess zu folgen und ihre Leistungen objektiv einzuschätzen und somit den Arbeitsprozess rechtzeitig zu verbessern.

Technologien und Tools

Microsoft Office 365 (SharePoint Online, Planner, Delve), SharePoint Workflows, JavaScript, REST queries, SharePoint Designer.