Office 365 Kooperationstools: Umfassende Übersicht

Während SharePoint On-Premises das wichtigste Produkt für Kooperation von Microsoft war, konnten die Unternehmen ihre Kooperationsstrategien aufbauen, indem sie sich auf ihre Fähigkeiten stützten. Die Situation änderte sich nach der Veröffentlichung von Office 365 Suite. Seither beginnen die Kooperationsmöglichkeiten der Unternehmen, sich mit dem wachsenden Kollaboration-Stack von Microsoft zu erweitern. Leider ist eine überflüssige Funktionalität etwas, was Kooperation ein Synonym der Verwirrung machen kann.

So ist es die höchste Zeit, jede Kooperationsoption zu untersuchen.

Office 365 Kooperationstools Stack

Was ist im Office 365 Kooperation-Stack?

Microsoft versucht unnachgiebig, Kooperationsbedürfnisse von Teams unabhängig von ihren Größen, Standort, Arbeitsstil und Geräten im Einsatz zu befriedigen. Das kann der Hauptgrund hinter solch einem voluminösem Office 365 Kooperationskit sein, welches derzeit die folgenden Tools umfasst:

  • Team-Seiten in SharePoint Online
  • Kommunikationsseiten in SharePoint Online (werden Ende 2017 veröffentlicht)
  • Outlook Gruppen
  • Yammer Gruppen
  • Microsoft Teams
  • Skype für Business Online

In zahlreichen Kollaboration-Lösungen verloren, können Endbenutzer den Unterschied zwischen ihnen kaum verstehen und Unternehmen denken oft darüber nach, welche Kooperation-Tools implementiert werden müssen und welche Kooperationsszenarien sie abdecken. Analysieren wir sie eine nach der anderen.

Team-Seiten in SharePoint Online für bekannte Team-Kooperation

Wir beginnen mit SharePoint Online Team-Seiten, denn sie erbten die Logik ihrer On-Premises-Vorgänger, so dass sie ziemlich ähnlich sind. Mit Hilfe von SharePoint Online-Team-Seiten können Benutzer schnell eine bekannte Homepage mit einem Newsfeed, einem Aktivitäts-Feed und Dokumentbibliotheken finden. Dank einer engen Integration von SharePoint Online mit OneDrive können Teams die Kooperation in Dokumenten aus jedem beliebigen Ort und jetzt auch ohne die Internetverbindung über OneDrive Offline Folders behalten.  

Mit Microsoft Flow gefördert, unterstützt SharePoint Online Team Workflows und ermöglicht es den Mitarbeitern, die Daten mit anderen Microsoft- oder Drittanbieter-Diensten auszutauschen. Teams können auch Daten verwenden, die in SharePoint-Listen gespeichert sind, um benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen, die mit Power Apps aktiviert sind. iOS, Android und Windows 10 Mobile Apps unterstützen SharePoint auf mobilen Geräten, so dass Benutzer jederzeit auf ihre Teamwebsiten zugreifen können.

Empfohlenes Kooperationsszenario: Team-Seiten in SharePoint Online bleiben das leistungsstärkste Kollaboration-Tool in der gesamten Kollaboration-Suite, da sie die Zusammenarbeit großer Teams unterstützen, welche kommunizieren, Teamaktivitäten verfolgen, wichtige Ressourcen und Links speichern sowie Workflow- und Dokumentenmanagement-Funktionen nutzen können, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. SharePoint-Team-Seiten passen zu verschiedenen Zwecken, sei es ein Firmenintranet, ein Projektmanagementsystem, ein Lernportal oder eine Wissensmanagement-Lösung.

Kommunikationsseiten in SharePoint Online für organisationsweite Kooperation

SharePoint-Kollaboration-Seiten wurden während des letzten SharePoint Summit angekündigt und werden Ende 2017 Teil von Office 365 sein. Kommunikationsstellen müssen die Teamkooperationsgrenzen überschreiten und die unternehmensweite Mitarbeiterinteraktion unterstützen. Alles, was auf einer Kommunikationsseite veröffentlicht wird, wird automatisch für die gesamte Gemeinschaft auf der SharePoint-Homepage verfügbar sein, im Gegensatz zu Team-Seiten, die Team-Kooperation privat halten.

Kommunikationsseiten werden auch eine lang erwartete vereinfachte Anpassung bringen, die für Benutzer, welche maßgeschneiderte SharePoint-Webseiten erstellen möchten, ohne dabei SharePoint-Entwickler einzubeziehen, ein großer Vorteil werden kann. Im Großen und Ganzen sind Kommunikationsseiten gezielt, den Cloud-Intranets eine wirklich korporative Natur zu geben und damit alle Benutzer in die Unternehmenskommunikation und den Wissensaustausch einzubeziehen.

Optimales Kooperationsszenario: Kommunikationsstandorte sind noch nicht da, aber schon jetzt können wir an die möglichen Kooperationsszenarien denken, die sie abdecken. Kommunikationsseiten werden für HR-Abteilungen zum Beispiel arbeiten, um organisatorischen Inhalt zu veröffentlichen und ihn für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Dies wird auch ein geeignetes Instrument zur Bekanntmachung, Diskussion und Förderung von Firmenveranstaltungen, Schulungen, Verbreitung von Erfolgsgeschichten und Erfolgsmethoden sein.

Outlook Gruppen für Email-Kooperation

Vor dem Tauchen in Outlook Gruppen ist es vernünftig, Office 365 Gruppen im allgemeinen zu erwähnen. Während zunächst Office 365 nur SharePoint hatte, um sich mit der Kooperation zu beschäftigen, ist sehr bald klar geworden, dass robustes und funktionsreiches SharePoint nicht immer das beste Werkzeug für kleinere Kooperationsbedürfnisse ist. Aus diesem Grund erweiterte Microsoft Office 365 Gruppen, die jetzt alle verfügbaren Kooperation-Tools vereinen und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich zwischen ihnen nahtlos zu bewegen.

Outlook-Gruppen waren die ersten, die dem Gruppen-Konzept beigetreten sind und die Kooperation in einem geteilten Posteingang unterstützt haben. Sobald eine Outlook-Gruppe erstellt wird, erhalten Benutzer eine Reihe von Kollaboration-Tools, einschließlich:

  • Eines gemeinsam genutzten Outlook Posteingangs, um Email-Konversationen zwischen Gruppenmitgliedern und externen Nutzern zu unterstützen
  • Eines gemeinsam genutzten Kalenders zur Verwaltung von Gruppenereignissen
  • Einer SharePoint-Dokumentenbibliothek zu dem Speichern und der Freigabe von Gruppendateien
  • Eines gemeinsam genutzten OneNote Notebooks, um sich Gruppe-Aufzeichnungen und -Ideen zu machen
  • Einer SharePoint-Team-Webseite, um vollwertige Kollaboration-Funktionen für eine Gruppe zu ermöglichen
  • Eines Planers für die Gruppen-Aufgabe-Verwaltung

Empfohlenes Kooperationsszenario: Outlook-Gruppen können bequem für diejenigen Mitarbeiter sein, welche email-basierte Zusammenarbeit bevorzugen. Das Tool kann auch diejenigen Teams gut bedienen, die mit externen Benutzern zusammenarbeiten müssen, aber nicht in Erwägung ziehen, ihnen den Zugang zu Team-Seiten zu ermöglichen. So erhalten externe Benutzer alle Vorteile der Gruppe und können mit dem Team effektiv zusammenarbeiten.

Yammer Groups für forumähnliche Kooperation

Microsoft erwarb Yammer im Jahr 2012. Seitdem ging das bisher populäre soziale Netzwerk durch mehrere Höhen und Tiefen. Tiefen waren so beeindruckend, dass die Öffentlichkeit begann, die Beerdigungen von Yammer zu planen. Microsoft gab es aber nicht auf, was schließlich positive Ergebnisse lieferte. Während der Standalone Yammer Enterprise Plan im Januar 2017 entlassen wurde, ist das Tool jetzt ein offizielles Mitglied von der Office 365 Kooperationsfamilie und erlangt seine ehemalige Popularität wieder.

Die Logik von Yammer Groups ähnelt der von Outlook Groups. Wenn also eine Yammer-Gruppe erstellt wird, erhalten die Benutzer den Zugang zu allen oben genannten Tools (ein Kalender, Planer, OneNote Notebook, usw.) mit der einzigen Ausnahme: gemeinsam genutzte Posteingang-Kooperation verwandelt sich in Konversations-Threads in Yammer. Das Tool unterstützt auch Dateiaustausch und ermöglicht die Hinzufügung von externen Benutzern zum Kooperationsprozess.

Empfohlenes Kooperationsszenario: Obwohl das Tool jetzt neue Rollen in einer Organisation übernimmt (z. B. um das Wissensmanagement zu stimulieren), ist es vorrangig, ein forumähnliches Team oder eine unternehmensweite Kommunikation zu unterstützen. Das Tool, welches mit einem SharePoint-Team oder einer Kommunikationsseite integriert ist, ermöglicht es den Mitarbeitern, Ideen und Meinungen direkt auf der Seite von Page auszutauschen. Wenn Yammer das einzige Tool ist, welches in der Firma verwendet wird, können Teams immer noch von SharePoint profitieren, wenn beispielsweise ein Team, welches eine Yammer Group verwendet, umfangreichere Dokumentenmanagementfunktionen benötigt.

Microsoft Teams für chatbasierte Teamarbeit

“Ein Slack-Mörder” provokativ genannt, wurden Microsoft Teams im März 2017 veröffentlicht.     Doch mit der Einführung von Teams wollte Microsoft nicht nur seinen großen Konkurrenten Slack schlagen, sondern auch endlich ein reines Team Kooperations-Tool liefern. Mit Teams können Mitarbeiter offene Kanäle erstellen, um gemeinsam an verschiedenen Themen zusammenzuarbeiten oder isolierte Kanäle für die private Kommunikation zu organisieren. Mit Skype tief integriert, helfen Teams auch den Mitarbeitern, Sprach- und Videokonferenzen durchzuführen. Darüber hinaus können Teams die Teamzusammenarbeit mit Social-Networking-Attributen wie Emojis, Aufkleber und GIFs diversifizieren. Benutzer können auch maßgeschneiderte Memes generieren, um die Zusammenarbeiterfahrung lustiger und unterhaltsamer zu machen.

Microsoft-Teams sind mit Office 365 integriert, was bedeutet, dass Teammitglieder von Funktionen anderer Kooperation-Tools profitieren können: Teams umfassen z. B. eine Dateiregister, welche eine SharePoint-Bibliothek zum Speichern aller Team-Dateien ist. Microsoft Teams unterstützen die Zusammenarbeit mit externen Benutzern noch nicht, aber die Funktionalität wird wahrscheinlich in den zukünftigen Freigaben hinzugefügt.

Empfohlenes Kooperationsszenario: Offensichtlich sollten Teams für Teamzusammenarbeit genutzt werden. Die Logik und der Charakter von Microsoft Teams passen perfekt zu dynamischen und begeisterten Teams, die durch starre hierarchische Grenzen nicht beschränkt sind. Dies ist auch ein schönes Tool für Teammitglieder in verschiedenen Büros oder sogar Ländern, die von Online-Meetings abhängen oder ständig an Projekten unabhängig vom Standort zusammenarbeiten müssen.

Skype für Business Online für Online-Meetings

Obwohl Skype for Business Online selten ins Rampenlicht rückt, ist das Tool ein legitimes Mitglied von Office 365 Paket. Es unterstützt Instant Messaging, VoIP, Audio, Video- und Web-Konferenzen. Abhängig von einem Abonnement-Plan kann Skype für Business den Benutzern Vorteile auch von anderen Office 365 Tools anbieten, einschließlich E-Mail, File-Sharing und Speicherung.

Empfohlenes Kooperationsszenario: Obwohl Skype für Business als vollwertiges Kollaboration-Tool nicht verwendet werden kann, ist es immer noch eine nützliche Anwendung, die nicht von Teamarbeit abhängt, somit kann von jedem Mitarbeiter genutzt werden, um mit Kollegen zu chatten, an Online-Meetings teilzunehmen, Arbeitsfragen zu diskutieren und Aktiendokumente zu teilen.

SharePoint steht immer noch im Kern von Enterprise-Kollaboration

Wenn man diese Vielfalt von Kooperationsoptionen betrachtet, können Unternehmen denken, dass SharePoint einfach unter seinen Office 365 Nachbarn verlorenging. Allerdings ist es nicht wahr. Während verschiedene Kooperationstools der Office 365-Suite unterschiedliche Kooperationsbedürfnisse von der E-Mail an Videokonferenzen abdecken, bleibt SharePoint immer noch im Kern der Teamzusammenarbeit. Und hier ist warum.

  1. Nur SharePoint ist in der Lage, inhaltsreiche Kooperation zu unterstützen. Das bedeutet, dass SharePoint die richtige Lösung für Unternehmen und Teams ist, welche funktionsreiche Dokumentenmanagement-, Projektmanagement- oder Wissensmanagementlösungen benötigen. Voll funktionsfähige korporative Intranets sind ohne SharePoint auch unmöglich. Teams können in jeder von Office 365 Gruppen kooperieren, aber sobald das Volumen von kooperationsbezogenem Inhalt steigt, müssen sie auf SharePoint umsteigen.
  2. SharePoint ermöglicht eine workflow-basierte Zusammenarbeit. Kein anderes Kollaboration-Tool kann Workflows sicherstellen, welche für eine erfolgreiche Verwaltung verschiedener Geschäftsprozesse unerlässlich sind. Workflow-Management kann auch für diejenigen Organisationen wichtig sein, die planen, auf die Cloud zu migrieren, aber wollen die Logik ihrer SharePoint On-Premises-Lösungen zu behalten.
  3. Zentralisierte Suche, die in SharePoint gehostet sein wird. Die Vielfalt der Kooperationsinstrumente führt uns zu einer logischen Frage: Wie können Benutzer die relevanten Informationen finden, wenn sie sich in verschiedenen Kooperationstools befinden? Nun müssen wir sagen, dass eine zentralisierte Suchfunktion in Office 365 noch nicht verfügbar gemacht wurde. Was bedeutet, dass die Benutzer nach den Informationen suchen müssen, die sie über verschiedene Anwendungen benötigen, welche sie verwenden. Allerdings plant Microsoft, eine zentralisierte Suche über alle Office 365 Kollaboration-Tools, die sich genau in SharePoint befinden, zu ermöglichen.

Wie könnte man eine perfekte Kooperationsmischung erstellen?

Verschiedene Kollaboration-Tools geben den Organisationen die Möglichkeit, ihre einzigartige Team-Kollaboration-Kombination zu erstellen. Doch vor der Implementierung eines bestimmten Tools müssen Unternehmen zunächst die Funktionalität, welche mit jedem einzelnen Tool kommt, gründlich analysieren. Dann sollten sie Kooperationsmuster innerhalb der Organisation und jene in bestimmten Teams erkennen.

Office 365 Kooperationstools: Umfassende Übersicht

Ein kleines Unternehmen mit 100 Mitarbeitern und 5-10 aktiven Teams, die ein starkes Kommunikationsmedium benötigen, kann sich z. B für Microsoft Teams entscheiden. Gleichzeitig braucht ein Mittelstandsunternehmen mit 1,000+ Mitarbeitern und mehreren Büros definitiv ein SharePoint-basiertes Intranet mit starken Content-Management-Funktionen.

In jedem Fall, um nicht allein auf diesem Kooperationsfeld zu kämpfen, können sich Unternehmen an SharePoint-Berater wenden, die helfen werden, das relevanteste Team-Kollaboration-Szenario auszuwählen.

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