Office 365-Projektmanagement: Tools und Funktionen

Office 365 Projektmanagement Tools

Über 100 Millionen aktive Benutzer pro Monat machen Microsoft Office 365 zu einer der am häufigsten verwendeten webbasierten Geschäftsanwendungen, auf die sich Unternehmen bei ihren täglichen Aktivitäten verlassen. Wir haben bereits verschiedene Office 365 Kollaborationstools kennengelernt, welche den Unternehmen bei einer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und Teamzusammenarbeit, sowie mit externen Benutzern helfen. Neben der Social Collaboration kann Office 365 den Mitarbeitern und Teams dabei helfen, ihre Aufgaben und Projekte effizienter zu verwalten.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Office 365 für die Projektverwaltung verwenden können, und führen wir Sie durch eine Vielzahl relevanter Tools. Basierend auf unserer Erfahrung in Office 365-Beratung werden wir erklären, wie jedes Tool unterschiedliche Aufgaben und Projektmanagementherausforderungen behebt, und wir erforschen mögliche Toolkombinationen, damit Sie ein optimales Toolkit für das Projekt- und Aufgabenmanagement zusammenstellen können. Also, fangen wir an.

Verwaltung von Aufgaben und Projekten in Office 365: Core Tools

Office 365-Abonnenten erhalten den Zugriff auf verschiedene Aufgaben- und Projektverwaltungsanwendungen. Derzeit enthält die Liste:

  • Planner
  • SharePoint-Aufgabenlisten
  • Projekt-Online
  • Outlook-Aufgaben
  • To-Do

Planner

Planner ermöglicht es den Teams, private und öffentliche Pläne und Aufgabenbereiche zu verwalten. Benutzer können verschiedene Aufgaben und Pläne erstellen und ihnen folgen, sie priorisieren und sofortiges Reporting durch die Board- und Diagrammansichten erhalten. Als Teil von Office 365-Gruppen ermöglicht es der Planner auch, den Teammitgliedern an Projektdokumenten mithilfe einer SharePoint-Bibliothek zusammenzuarbeiten,  Projektaufgaben in Outlook-Gruppen zu kommentieren, projektbezogene Ereignisse im Team-Kalender zu planen, Projektnotizen in einem OneNote-Notizbuch für Teams zu machen.

Stärken: Dank einer netten Visualisierung können die Benutzer ein klares Bild ihrer Aktivitäten erhalten und sehen, ob das Projekt wie geplant abläuft. Pläne und Aufgaben sind gut strukturiert und einfach zu verwalten. Der Planner kann auch in Microsoft Teams integriert werden, was ihn zu einem Teil einer größeren Umgebung für die Zusammenarbeit macht (bitte finden Sie Informationen dazu im zweiten Abschnitt des Artikels).

Schwächen: Erfahrene Projektmanager sind in Bezug auf das Planner zurückhaltend. Während sie zugeben, dass das Tool kleinere Projekte perfekt behandelt, sagen sie, dass es nicht ausreicht, um große Projekte zu verwalten und große Teams zu überwachen.

Office 365 Aufgaben in Planer

Bild 1. Aufgaben im Planner, einsortiert in Buckets. Boardansicht.

Office 365 Planner Projektbild

Bild 2. Das allgemeine Projektbild. Diagrammansicht.

SharePoint-Projektaufgabenlisten

Eine weitere Option für Office 365-Abonnenten ist es, SharePoint Online für das Projektmanagement durch SharePoint-Aufgabenlisten zu nutzen. Mit diesem Tool können Benutzer die Listen mit Aufgaben und Unteraufgaben erstellen und deren Verteilung auf einer Projekt-Zeitachse ansehen. Neben diesen grundlegenden Funktionen können die Benutzer Aufgaben verwalten, Ressourcen zuweisen und verschiedene Aufgabenansichten bekommen (einschließlich Gantt-Diagramme, späterer, meiner, kommender Aufgaben). Mithilfe von Aufgabenlisten können Mitarbeiter außerdem von Outlook-Kalendern und -Gesprächen profitieren, Dokumente in einer dedizierten SharePoint-Bibliothek verwalten und ein Projekt-Notizbuch verwenden.

Stärken: Das Tool bietet eine übersichtliche Darstellung eines Projektes und der darin enthaltenen Aufgaben. Die Aufgabenlisten bieten noch mehr Funktionen, wenn sie mit anderen SharePoint-Funktionen (z. B. Projektdokumentenverwaltung) gekoppelt oder mit Projekt-Online integriert sind.

Schwächen: Standardmäßig ist es nicht möglich, mehrere Zeitachsen innerhalb einer Aufgabenliste hinzuzufügen. Daher werden Teams zusätzliche Entwicklungsanstrengungen benötigen, um einige Zeitachsen zusammenzubringen. Die Anpassung wird auch erforderlich sein, um Berichte zu ermöglichen, die für größere Projekte unverzichtbar sind.

Office 365 SharePoint Online Aufgaben

Bild 3. Benutzer können ihre Aufgaben in SharePoint Online sehen, die auf der Zeitachse verteilt sind.

Projekt-Online

Ein weiteres Office 365 Projektmanagement-Tool ist Projekt-Online. Es ist eine professionelle Anwendung für das Projektportfoliomanagement, die 3 verfügbare Pläne umfasst: Essentials, Professionel und Premium. Jeder Plan ist auf eine unterschiedliche Benutzergruppe abgezielt, einschließlich Projekt- und Ressourcenmanager, und deckt Projekte jeder Komplexität. Die Anwendung bietet eine Projekt- und Aufgabenplanung, Ressourcenverwaltung, Berichtsfunktionen und mehr und ist damit das leistungsfähigste Projektmanagement-Tool in der gesamten Office 365-Suite.

Stärken: Projekt-Online ist ein vollwertiges Office 365 Projektmanagement-Tool, welches unterschiedliche Projekte behandeln und Anforderungen von sowohl gewöhnlichen Mitarbeitern als auch erfahrenen Projektmanagern erfüllen kann.

Schwächen: Als ein professionelles Tool benötigt Projekt-Online die Kompetenzen der Mitarbeiter, um damit umzugehen. Es kann für neue Teammitglieder kompliziert sein, damit umzugehen. Schulungen für Endbenutzer werden äußerst empfohlen: andernfalls kann die Adoption zu einer Herausforderung werden.

Outlook-Aufgaben

Neben den Projektmanagement-Tools können Office 365-Benutzer auch von einer personalisierten Aufgabenverwaltung profitieren. Sie werden den Mitarbeitern und Teams passen, die Verwaltung ihrer Aktivitäten in ihrer E-Mail-App bevorzugen. Outlook ermöglicht eine umfassende Darstellung von Aufgaben durch zahlreiche Attribute (Status, Priorität, Vollständigkeit, Kategorie usw.) und Ansichten. Benutzer können auch ihre Aufgaben im Kalenderraster verfolgen und sie mit den Teammitgliedern teilen.

Stärken: Outlook-Aufgaben können in Verbindung mit Outlook-Gruppen noch effektiver werden. Gruppen ermöglichen den Benutzern die Zusammenarbeit an ihren Aufgaben mit derselben App. Das Tool kann eine gute Option für ein mittelschweres Projektmanagement sein.

Schwächen: Die Tool’s UI und UX lassen viel zu wünschen übrig. Die Benutzer müssen sich bemühen, alle Aufgaben anzuordnen und zu klären, deshalb zusätzliche Schulungen erforderlich sein können. Wenn die Anzahl der Einträge zunimmt, können Aufgaben chaotisch aussehen, insbesondere wenn sie mit anderen Ereignissen oder Besprechungen vermischt sind.

Office 365 Outlook-Aufgaben

Bild 4. Einer der größten Vorteile von Outlook-Aufgaben ist eine Vielzahl von Attributen, mit denen die Benutzer jede einzelne Aufgabe im Detail beschreiben können.

To-Do

Die To-Do-App ist ein persönliches Tool zur Aufgabenverwaltung, das die 2015 von Microsoft erworbene Wunderliste ersetzen wird. Die App ermöglicht es den Benutzern, jede Art von Aufgaben zu verwalten, sei es privat oder geschäftlich. Benutzer können Aufgabenlisten erstellen, Fälligkeitsdaten und Benachrichtigungen festlegen, Aufgaben umgruppieren und leichte Änderungen an der Benutzerschnittstelle vornehmen. Als Teil der Office 365-Suite kann To-Do mit Outlook-Aufgaben integriert werden, so dass Mitarbeiter ihre To-Dos mit ihren Aufgabenmanagementbereichen für den Posteingang synchronisieren können.

Stärken: Ein benutzerfreundliches und gut aussehendes Tool, welches die Verwaltung der persönlichen Aufgaben ermöglicht. Mitarbeiter können es als einen privaten Aufgabenverwaltungsbereich verwenden, um ihre Aktivitäten unabhängig von anderen Teammitgliedern so zu priorisieren, wie sie möchten.

Schwächen: Das Tool ist immer noch unvollständig und bleibt hinter seiner "Vater" -Wunderliste zurück. Mitarbeiter können keine Unteraufgaben erstellen oder Aufgaben mit anderen Benutzern teilen sowie Berichte erstellen. Außerdem ist die mobile App viel schwächer als die Web-App, während letztere für Mac OS nicht verfügbar ist.

Office 365 To-Do

Bild 5. Microsoft To-Do hat ein großes Potenzial, es fehlen jedoch immer noch einige wichtige Funktionen wie Teilaufgaben, Aufgabenteilung oder Dateianhänge.

Microsoft Wunderlist

Bild 6. Durch die Verwaltung von Aufgaben in der Wunderliste können Benutzer Teilaufgaben erstellen, Kommentare und Dateien anhängen, Aufgaben mit Kollegen teilen, die Ansicht des Tools personifizieren und vieles mehr.

Verwaltung von Aufgaben und Projekten in Office 365: zusätzliche Optionen

Die Verwaltung von Projekten und Aufgaben innerhalb bestimmter Tools kann für Teams, die nach dynamischer Zusammenarbeit suchen, nicht ausreichend sein. Aus diesem Grund können Office 365-Benutzer neben den wichtigsten Tools auch zusätzliche Optionen in Betracht ziehen, beispielsweise:

  • SharePoint-Projektwebsite
  • Microsoft Teams mit dem Planner-Tab
  • Mit SharePoint-Projektwebsite oder Projekt-Online integriertes Yammer
  • Office 365-Gruppen

Eine SharePoint-Projektwebsite kann Ihr nächster fortgeschrittener Projektmanagerassistent nach SharePoint-Aufgabenlisten sein. Da Teams ihre Aufgaben nicht nur sehen und verfolgen müssen, sondern auch an Dokumenten zusammenarbeiten, Nachrichten und Ankündigungen veröffentlichen, ihre Meinungen teilen und Fragen stellen, wird eine voll funktionsfähige Projektwebsite in SharePoint Online auf alle diese Anforderungen eingehen. Teamkalender, Newsfeeds, Aufgaben- und Problemverfolgungsteile, strukturierte Dokumentenbibliotheken für projektbezogene Dokumente sind nur einige Dinge, die Sie auf Ihrer Website haben können.

Microsoft Teams ist ein praktisches Kollaborationstool. Es ist keine Überraschung, dass Microsoft es zum zentralen Kommunikationshub der Office 365-Suite gemacht hat, die während Microsoft Ignite 2017 angekündigt wurde. Um Microsoft-Teams noch effektiver für das Projektmanagement zu machen, müssen Sie zuerst den Planner-Tab zu Teams hinzufügen. Das wird Ihnen helfen, alle Planner-Funktionen dank der Zusammenarbeit der Teams in einer Schnittstelle zu haben.

Office 365 Microsoft Teams

Bild 7. Microsoft Teams, die mit den Planner-Funktionen verbunden sind, bilden ein großartiges Projektmanagement-Tandem.

Yammer kann als zusätzlicher forumähnlicher Bereich auf einer SharePoint-Projektwebsite dienen. Yammer kann auch mit Projekt Online integriert werden, was erweiterte Social Collaboration Möglichkeiten Ihrem Projektmanagementbereich bringen wird.

Schließlicvh kommen wir zu Office 365-Gruppen, welche Social Collaboration beim Projektmanagement in Office 365 fördern können. Gruppen können überall dort erscheinen, wo Teams sie brauchen. Die Benutzer können zum Beispiel Outlook-Gruppen verwenden, um an ihren Outlook-Aufgaben zusammenzuarbeiten. Gruppen können ein Teil einer SharePoint-Projektwebsite werden, um sie mit einer gemeinsamen Inbox, einem gemeinsamen Kalender, einem Planner-Plan und einem Team-Notizbuch zu bereichern.

Wie kann man sich in zahlreichen Optionen nicht verlieren?

Wie Sie sehen können, ermöglicht es ein Office 365-Abonnement Ihnen, mehreren Projektmanagementszenarien zu folgen. Welche Tools Sie auswählen sollten, hängt von Ihren speziellen Aufgabe- und Projektmanagementanforderungen sowie von den Präferenzen für Teamgrößen und Social Collaboration ab. Wenn Sie in einem kleinen Team arbeiten und keine erweiterten Projektmanagementfunktionen benötigen, können Sie die Funktionalität von Microsoft Teams und Planner nutzen. Wenn das Projektmanagement jedoch Ihre zentrale Aktivität ist, sind kundenspezifische SharePoint-Projektwebsites in Verbindung mit Projekt Online-Funktionalität ein Muss.

Wenn Sie jedoch an Standardfunktionalität der Tools zweifeln oder bereits wissen, dass Sie ein benutzerdefiniertes Tool benötigen, können Sie Ihre Anforderungen immer an das Office 365-Beratungsteam richten, das Ihnen bei der Auswahl des optimalen Toolsets hilft und Ihnen erklärt, wie es in Ihre einzigartige Umgebung für Social Collaboration zu integrieren und es für Sie anpasst.

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