Vorteile und Nachteile von einem SharePoint-Intranet

Die Experten von der Nielsen Norman Group haben beim Intranet Design Annual Top-10-Intranets 2018 zusammengebracht. Sechs von zehn ausgezeichneten Intranets wurden auf SharePoint aufgebaut. Der Bericht beweist, dass SharePoint, eine Microsoft-Plattform, die in diesem Jahr ihr 17-jähriges Jubiläum feierte, immer noch eine der beliebtesten Intranet-Plattformen weltweit bleibt. Sie ermöglicht, Intranets mit starken Funktionen für die Zusammenarbeit sowie für das soziale Leben zu erstellen. Erfahren Sie in dieser interaktiven Demo, wie ein Unternehmen diese Funktionen optimal nutzen kann.

Jeff Teper, “SharePoint-Vater”, und sein Team arbeiten eifrig. Und ihre Arbeit bringt positive Ergebnisse hervor. Als Mitglied der Office 365 Familie wurde SharePoint in den letzten 3 Jahren vorangetrieben und wird oft von seinen treuen Anwendern gelobt. So behauptet Advocate Health Care, eines der größten Krankenhaussysteme von Illinois, dass über 50 Mio. Dollar durch die erhöhte Produktivität ihrer Mitarbeiter, die in SharePoint und Office 365 zusammenarbeiten, eingespart worden sind. Und auf der neuesten Konferenz Microsoft Ignite wurden von Jeff Teper Innovationen für die Zusammenarbeit mit Content in der modernen Arbeitswelt angekündigt, welche die Fähigkeiten von Intranets auf Basis vom kürzlich freigegebenen SharePoint 2019 erweitern würden.

Vorteile und Nachteile von einem SharePoint-Intranet

Allerdings gibt es auch einen Wermutstropfen. Wenn SharePoint am Show von Jimmy Kimmel teilnehmen würde, würde er sich darüber kräftig lustig gemacht: unangenehme Geschichten von verärgerten Benutzern sowie zahlreiche Vorhersagen über den bevorstehenden Tod von SharePoint, die von Konkurrenten und Kritikern gemacht wurden, haben das Image der Plattform verdorben. Es ist kein Wunder, dass solche polarisierten Meinungen in Bezug auf SharePoint geschäftliche Entscheidungsträger oft daran zweifeln lassen, ob sie die richtige Plattform für ihre korporativen Intranets gewählt haben.

Um jeden Zweifel auszuräumen, haben wir in unsere Praxis in der Entwicklung vom SharePoint-Intranet eingetaucht und verschiedene Vorteile und Herausforderungen analysiert, die SharePoint seinen Anwendern anbietet. Als Folge haben wir alle Vorteile und Nachteile von SharePoint-Intranet zusammengebracht, damit Sie sich dafür entscheiden könnten, ob die Plattform Ihren Geschäftsanforderungen, Finanzplanung, Mustern bei der Zusammenarbeit entspricht.

"Out-of-the-Box"-Funktionen Ihres SharePoint-Intranets

Was ist wichtig: "Out-of-the-Box"-Funktionen bestimmen die Standardfunktionen Ihres Intranets und dessen Potenzial für umfangreiche Erweiterungen und Anpassungen.

Vorteil. Sie erhalten eine breite Palette an Funktionen.

Mit dem SharePoint-Intranet "Out-of-the-Box" erhalten Sie eine Vielzahl von Funktionen, die Dokumenten- und Workflow-Management, Content-Management, Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen und in einzelnen Teams, Projekt- und Wissensmanagement und mehr gewährleisten. Mit der "Out-of-the-Box"-Funktionalität können Sie verschiedene Geschäftsprozesse erleichtern und es den Benutzern ermöglichen, ihre täglichen Aufgaben schneller und mit weniger Aufwand zu erfüllen. Insgesamt befreit SharePoint Sie von der Entwicklung wichtiger Intranet-Funktionen von Anfang an und lässt Sie entscheiden, womit Ihr Intranet "gefüllt" wird.

Darüber hinaus bietet die moderne SharePoint-Plattform durch die Technologie wie Mixed-Reality (Vermischte Realität) eine neue Dimension für Ihr Intranet - SharePoint Spaces. In dieser umfassenden Umgebung können die Benutzer ihre Inhalte in 3D anzeigen und damit interagieren sowie Daten und Produktmodelle in Echtzeit visualisieren und bearbeiten, was neue Möglichkeiten für Kommunikation, Zusammenarbeit und Mitarbeiterschulung in Ihrem Unternehmen eröffnet.

SharePoint bietet auch verbesserte Möglichkeiten für die Zusammenarbeit an Inhalten durch KI-Funktionen. KI vermittelt ein Verständnis dafür, woran Sie arbeiten, wie und mit wem Sie zusammenarbeiten, um Ihre arbeitsplatzbezogenen Aktivitäten zu erleichtern. So hilft KI dabei, personalisierte Erfahrung zu schaffen, gezielte Suchergebnisse zu erhalten sowie kürzlich erstellte Dokumente, aktuelle Websites und Nachrichten usw. anzusehen. Als Ergebnis steigt die Produktivität der Benutzer, weil sie sich auf die wichtigsten Dinge konzentrieren.

Nachteil. Viele Funktionen können zu einem Durcheinander führen.

SharePoint verfügt tatsächlich über zahlreiche integrierte Funktionen. Aber es kann auch schwierig sein, diejenigen zu wählen, die Ihren Geschäftsbedürfnissen am besten entsprechen. Wenn Sie alle verfügbaren Funktionen gleichzeitig ohne vorheriges Priorisieren aktivieren, kann das zu einem Chaos in Ihrem Intranet führen, das die Aktivitäten der Benutzer behindert.

Um das zu vermeiden, müssen Sie organisatorische Prozesse, Anforderungen der Mitarbeiter sowie ihre Gewohnheiten bei der Zusammenarbeit analysieren, um sich für die relevanten Komponenten eines SharePoint-Intranets zu entscheiden. Darüber hinaus sind “Out-of-the-Box”-Funktionen auf Ihre spezifischen organisatorischen Bedürfnisse nicht zugeschnitten, so müssen Sie Ihr SharePoint-Intranet anpassen, bevor Sie es unternehmensweit verfügbar machen.

Design vom SharePoint-Intranet

Was ist wichtig: Das Design vom Intranet bestimmt, wie gern Ihre Mitarbeiter ein Intranet nutzen.

Vorteil. Sie können heutige Erfahrung wirksam einsetzen. 

Die moderne SharePoint-Plattform bietet die Möglichkeit, schöne, flexible und anpassungsfähige Websites zu erstellen. Im Vergleich zu den alten klassischen Websites werden keine veralteten Layout-Techniken, Typografie usw. in modernen Websites eingesetzt. Sie sind schneller. Darüber hinaus sind moderne Websites mobil.

Nachteil. Moderne SharePoint-Websites weisen Einschränkungen auf.

Moderne Websites werden als Websitesammlungen erstellt. Deshalb ist es unmöglich, eine Unterwebsite mit einer modernen Websitevorlage zu implementieren. Zum Erstellen von Unterwebsites können nur klassische Vorlagen verwendet werden. Aus diesem Grund gehören Funktionen wie Sicherheit und Navigationsvererbung durch Unterwebsites in modernen Websites der Vergangenheit. Außerdem können Sie die Master Page (Masterseite) nicht ändern und mit SharePoint-Designer auf die Website nicht mehr zugreifen.

Anpassung vom SharePoint-Intranet

Was ist wichtig: Die Anpassungsfähigkeit eines Intranets definiert, wie leicht und tief Sie "Out-of-the-Box"-Funktionen ändern können, um eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu bekommen.

Vorteil. Sie können ein einzigartiges SharePoint-Intranet erstellen.

Die Unternehmen arbeiten selten mit SharePoint "Out-of-the-Box", weil es einfach für einen bestimmten Businesskontext nicht geeignet ist. Glücklicherweise können Unternehmen Ihre SharePoint-Intranets ganz einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen, indem sie Corporate Branding hinzufügen sowie benutzerdefinierte Add-Ins und vollwertige Lösungen entwickeln, um bestimmte Aktivitäten (HR-, Projekt- oder Wissensmanagement usw.) abzudecken. Im Allgemeinen ist einer der größten Vorteile vom SharePoint-Intranet, dass Sie eine einzigartige Lösung für zahlreiche Prozesse aufbauen können, was bei einer fertigen aufgabenorientierten Lösung unmöglich wäre. Darüber hinaus ist es möglich, aus intelligenten Vorlagen benutzerdefinierte Mixed Reality-Anwendungen auf SharePoint mit wenigen Mausklicks zu erstellen.

Obwohl die Anpassung des Intranets in der Cloud von der Optimierung des Intranets On-Premises unterscheidet und bestimmte Einschränkungen hat, optimieren viele Organisationen ihre Cloud-Lösungen erfolgreich. Sie können ein Beispiel dafür sehen, wie ein Anbieter von sozialen Fürsorgeleistungen in Großbritannien ein kundenspezifisches SharePoint-Intranet in der Cloud verwendet, um einen personalisierten Lernprozess, eine leichtere Interaktion unter Mitarbeitern, Buchhaltungsabteilung und HR-Leitern, sowie effektives Zeitmanagement zu ermöglichen.

Nachteil. Zeit und Kosten für die Anpassung.

SharePoint-Intranets sind anpassungsfreundlich, aber Sie sollten berücksichtigen, dass die Anpassung Zeit und Investitionen erfordern wird. Der oben genannte Bericht zeigt, dass die durchschnittliche Zeit für die Erstellung eines neuen Intranets von 6,2 Jahren im Jahr 2011 auf 1,2 Jahr im Jahr 2018 deutlich reduziert hat. Dennoch sollten Sie für diesen Zeitraum 1 Jahr + bei der Intranet-Anpassung bereit sein. Was das Verhältnis Anpassung/Preis angeht, ist es sehr einfach: je tiefer Sie Ihr Intranet anpassen möchten, desto höher wird Ihre endgültige Rechnung sein.

Integration vom SharePoint-Intranet mit Unternehmenssystemen

Was ist wichtig: Die Integrationsfähigkeit bestimmt die Position Ihres Intranets unter anderen Unternehmenssystemen und beeinflusst die Qualität der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.

Vorteil. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.

Aufgrund seiner Flexibilität kann SharePoint problemlos in CRM-, ERP-, BI-, ITSM-Systeme und andere Software integriert werden. Durch die Integration von SharePoint-Lösungen mit anderen Unternehmenssystemen wie z. B. CRM oder ERP können Sie eine unternehmensweite Suche, Zusammenarbeit in Teams und kontinuierliche Geschäftsprozesse sicherstellen. Basierend auf Vorteilen vom SharePoint-Intranet können Sie Mitarbeiter in verschiedenen Systemen verbinden.

In ScienceSoft nutzen wir aktiv SharePoint-basierte Bereiche für die Zusammenarbeit, die in unser korporatives CRM-System integriert sind. Das ermöglicht es den Vertriebsleitern, mit dem Marketing-Team, Projektleitern, Business-Analysten und technischen Leitern an demselben Projekt zusammenzuarbeiten.

Nachteil. Integration kann zusätzlichen Entwicklungsaufwand erfordern.

Jeder Integrationsfall hat seine Besonderheiten, wenn Sie also ein benutzerdefiniertes ERP-System verwenden, müssen Sie eine andere benutzerdefinierte Lösung erstellen, um Ihr ERP-System mit einem SharePoint-Intranet zu verbinden. Die möglichen Schwierigkeiten bei der SharePoint-Integration sollten im Voraus betrachtet werden: erstens, weil sie Zeit und Kosten für Ihr Projekt erfordern; zweitens, bei einem Ausfall wird die Produktivität der Mitarbeiter betroffen sein.

SharePoint-Leistungen für Ihr Intranet

Was ist wichtig: Die Verfügbarkeit von Arbeitskräften bestimmt die Vitalität Ihres SharePoint-Intranets und eine einwandfreie Performance. Dieser Aspekt ist entscheidend für Unternehmen, die keine eigenen SharePoint-Teams haben und deshalb nach externen SharePoint-Dienstleistern suchen müssen.

Vorteil. Sie können mehrere Dienstanbieter finden.

Auch wenn Sie kein eigenes Team für die Wartung Ihrer individuellen Intranet-Lösung haben, dauert es nicht lange, einen SharePoint-Dienstleister zu finden. Es gibt so viele Unternehmen, die umfassende SharePoint-Leistungen anbieten, einschließlich Anpassung, Migration und Support 24/7. Wenn Sie schlüsselfertige Lösungen bevorzugen, können Sie sich für einen Intranet-as-a-Service entscheiden, das von einem Anbieter vollständig unterstützt wird.

Nachteil. Die Servicequalität kann variieren.

Wenn Sie über Ihr eigenes SharePoint-Team nicht verfügen, werden Sie höchstwahrscheinlich mit mehreren Dienstanbietern zusammenarbeiten, um verschiedene Herausforderungen zu bewältigen. Die Ansätze von Dienstanbietern für Ihre SharePoint-Umgebung können variieren, sowie die Servicequalität und Preise können sich unterscheiden. Um negative Ergebnisse von zerstreuten Aktivitäten zu vermeiden, ist es sinnvoll, einen oder zwei ständige Partner zu wählen, die mit Ihrem Intranet kontinuierlich arbeiten und regelmäßige Verbesserungen bringen werden.

Preisgestaltung für SharePoint-Intranet

Was ist wichtig: Da es mindestens drei SharePoint-Bereitstellungsmodelle (On-Premises, Cloud und Hybrid) gibt und ihre Preismodelle unterschiedlich sind, sollten Sie Ihre Investitionen entsprechend planen. 

Vorteil. Sie wählen das beste Preismodell aus.

Wenn SharePoint nur On-Premises vorhanden wäre, gäbe es nicht viele Möglichkeiten zur Wahl. Zu den anfänglichen Kosten würden die Kosten für Infrastruktur und Lizenzen gehören, und noch zusätzlich Servicekosten.

Glücklicherweise hat Microsoft sein Angebot mit mehreren Cloud-Plänen diversifiziert und verschiedene Zahlungssysteme eingeführt, um die finanzielle Belastung von SharePoint-Besitzern zu übernehmen. So können Unternehmen heute auch unter mehreren Cloud-Plänen wählen, um Zahlungen an ihre Budgetfähigkeiten anzupassen.

Nachteil. Ihre endgültige Rechnung kann hoch sein.

Intranets in der Cloud gewinnen an Popularität und versprechen den SharePoint-Besitzern, die Intranetkosten erheblich zu senken. Allerdings gibt es in allen Einsatzoptionen etwas zu beachten. Intranets On-Premises erfordern erhebliche Anfangsinvestitionen in Infrastruktur, Lizenzen und Anpassungen, die einen großen Teil Ihres Budgets ausmachen können. Mit Intranets in der Cloud ist es möglich, Infrastrukturkosten zu senken, aber solche Lösungen bringen laufende monatliche Abonnementzahlungen mit sich. Wenn Sie eine Hybrid-Lösung auswählen, werden Sie benötigen, in SharePoint sowohl On-Premises als auch in der Cloud zu investieren.

Vorteile und Nachteile von einem SharePoint-Intranet - Infografik

Sollten Sie sich für ein SharePoint-Intranet entscheiden?

Wie Sie sehen können, gibt es so viele Aspekte zu berücksichtigen, bevor Sie die Implementierung eines SharePoint-Intranets starten. Zum großen Teil sollte Ihre Entscheidung von Ihren Unternehmensgröße, Anforderungen an die Zusammenarbeit und Budget abhängen.

Das SharePoint-basierte Intranet ist eine geeignete Lösung für große und mittelständische Unternehmen mit mehreren Teams und diversen Mustern für die Zusammenarbeit. Darüber hinaus, wenn Sie bereits eine entwickelte IT-Infrastruktur haben, ist das Einrichten eines SharePoint-Intranets relativ einfach.

Aber wenn Ihr Unternehmen ziemlich klein ist, wird SharePoint On-Premises nicht die beste Option für Sie sein, weil es buchstäblich zu schwierig für Ihr Budget und Anforderungen an die Zusammenarbeit sein kann. In diesem Fall ist es sinnvoller, eine SharePoint Online- oder Office 365-Lösung auszuwählen oder nach einem alternativen Kollaborationstool zu suchen.
 

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