Das Thema Vertragsmanagement ist heute aktuell für Unternehmen beliebiger Größe, die Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und transparenter gestalten möchten. Kleine Unternehmen sind keine Ausnahmen. Eine digitale Vertragsmanagement-Lösung bietet einen zentralisierten Speicherplatz für alle Daten und dient zur Automatisierung des gesamten Vertragslebenszyklus, wodurch alle Verträge und dazugehörigen Dokumente schnell erstellt, genehmigt, abgerufen und gemeinsam genutzt werden können. Das spart viel Zeit.
Eine auf Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnittene Lösung für das Vertragsmanagement zu finden ist keine einfache Aufgabe: sie muss benutzerfreundlich und kostengünstig sein, aber gleichzeitig ein fehlerfreies Management über den ganzen Vertragslebenszyklus gewährleisten.
In unserem neuen Beitrag erklären wir, was Office 365 SharePoint Online den kleinen Unternehmen beim Vertragsmanagement anbieten kann.
SharePoint Online als Software für Vertragsmanagement
Office 365 bietet umfangreiche Möglichkeiten für die interne und externe Zusammenarbeit, Aufgaben- und Projektmanagement, Dateiablage, E-Mail-Versand, Analyse usw., wodurch es fast zu einer universellen Umgebung für zahlreiche und vielseitige Büroaufgaben wird. Darüber hinaus bietet O365 auch eine ganzheitliche Lösung für das Vertragsmanagement an, die auf der cloudbasierten Plattform SharePoint Online beruht. Eine Cloud-Lösung ermöglicht den kleinen Unternehmen, Kosten zu minimieren und den Lebenszyklus eines Vertrags von der Erstellung bis zur Kündigung und Ablage zu automatisieren, transparenter und fehlerfreier zu gestalten. SharePoint Online enthält alle für das effiziente Vertragsmanagement erforderlichen Hauptkomponenten, und zwar:
Workflow für die Vertragserstellung
SharePoint Online kann eine effektive Interaktion zwischen dem Vertragsmanager und den Mitarbeitern aus anderen Abteilungen, z. B. Rechtsabteilung und Vertrieb, sicherstellen, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen und Zeit und Aufwand zu sparen. Außerdem ist es einfach, einen Vertrag in SharePoint Online nicht nur zu erstellen, sondern auch zu speichern, weil die Plattform bereits in Word integriert ist.
Vertragsvorlagen
In Office 365-Umgebungen müssen keine Verträge neu erstellt werden. SharePoint Online ermöglicht, Vorlagen für verschiedene Vertragsarten oder Textbausteine zu erstellen, zu speichern und wiederzuverwenden. Dadurch können Standardverträge wie z. B. Geheimhaltungsvereinbarungen mit wenigen Mausklicks erstellt werden, weil sie nicht viele Änderungen und Ergänzungen erfordern. Das ermöglicht, Tippfehler zu vermeiden, Risikomanagement zu verbessern und Arbeitsaufwand erheblich zu reduzieren.
Workflow für die Genehmigungs-/Freigabeprozesse
SharePoint Online unterstützt vertikale und horizontale Genehmigungsworkflows verschiedener Komplexität und mit beliebiger Anzahl von Stufen. Wie alle anderen integrierten SharePoint-Workflows sind Genehmigungsworkflows normalerweise regelbasiert. Für einen inländischen Vertrag kann beispielsweise ein einfacherer Genehmigungsworkflow mit wenigen Teilnehmern im Vergleich zu einem zwischenstaatlichen Vertrag erstellt werden. Der Workflow leitet automatisch einen Vertrag an zuständige Personen (Rechtsanwalt, CFO, CEO) zur Genehmigung weiter. Spezielle Dashboards zeigen den aktuellen Status des Vertrags an: neu erstellt, in Bearbeitung oder genehmigt. Wenn der Genehmigungsprozess abgeschlossen wird, erhält der Vertragsmanager eine automatische Benachrichtigung, dass der Vertrag genehmigt wurde.
Integration mit E-Signatur-Software
SharePoint Online kann mit E-Signatur-Software wie DocuSign integriert werden. Diese Integration macht den Vertragslebenszyklus einfacher und vollständig digital, was bedeutet, dass handgeschriebene Unterschriften oder persönliche Treffen überflüssig sind. Der Vertrag selbst bleibt jedoch rechtssicher. Als Ergebnis erfolgt der Vertragsabschluss noch schneller.
Vertragssuche
Die leistungsstarke Suchmaschine von SharePoint Online bietet eine intelligente Suche nach Schlüsselwörtern, Metadaten oder Volltext. SharePoint unterstützt auch die Suche nach Verträgen über viele Ressourcen wie Portale, andere Dokumentenmanagementsysteme, CRM, BI-Systeme usw. Die Suchergebnisse in SharePoint Online werden in einer Rangfolge mit Links zu den gesuchten Inhalten und Metadaten angezeigt.
Warnmeldungen und Benachrichtigungen
Mit SharePoint Online können Benutzer automatische Warnmeldungen und Benachrichtigungen über den Status eines Vertrags und seiner Meilensteine vorplanen und dann rechtzeitig erhalten, z. B. über Vertragsablaufdaten. Diese Funktion ermöglicht es, eine unerwünschte automatische Verlängerung zu vermeiden und alle Prozesse im Vertragsmanagement zu optimieren.
Zugriffsbeschränkungen
SharePoint Online unterstützt die Zugriffskontrolle, um die Sicherheit der Vertragsdaten zu gewährleisten. Der Zugriff basiert auf verschiedenen Berechtigungsstufen, die einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zugewiesen werden. Deshalb schützt SharePoint Online Verträge und dazugehörige Dokumente vor unbefugtem Anzeigen, Bearbeiten, Freigeben oder Löschen.
Berichterstattung
SharePoint Online bietet Echtzeitberichte oder geplante Berichte über vertragsbezogene Benutzeraktivitäten, die am häufigsten abgerufenen Verträge, Zugriffszeit, ausgecheckte Verträge und den Workflowstatus.
Vorteile für kleine Unternehmen
Im Vergleich zu anderen cloudbasierten Lösungen, die speziell nur für das Vertragsmanagement entwickelt wurden, verfügt SharePoint Online über grundlegende Funktionen für das Management von nicht nur Vorträgen, sondern auch anderen Dokumenten, ganzen Projekten und sogar unternehmensweitem Wissen. Aber was genau zeichnet diese Lösung aus und welche Vorteile bringt sie den kleinen Unternehmen?
- Bequemlichkeit. Wenn ein Unternehmen Office 365 und SharePoint Online bereits für das Projektmanagement oder die Zusammenarbeit verwendet, ist es logischer, die gleiche Plattform als Lösung für das Vertragsmanagement auszuwählen. So können Unternehmen eine höhere Kosteneffizienz erzielen, ohne eine andere Plattform von Drittanbietern zu bezahlen.
- Benutzerfreundlichkeit. SharePoint Online verfügt über eine intuitiv bedienbare und benutzerfreundliche Oberfläche und erfordert minimales Training. Daraus ergibt sich, dass sich kleine Unternehmen mehr auf Ihr Business und Kernaufgaben konzentrieren und weniger Zeit bei der Einführung neuer Software aufwenden können.
- Skalierbarkeit. Die SharePoint Online-Plattform bietet eine hohe Skalierbarkeit. Es schafft ein günstiges Umfeld für die Weiterentwicklung eines Vertragsmanagementsystems und damit für das Wachstum eines Unternehmens. Für kleine Unternehmen ist es besonders wichtig, wenn sie sich weiter entwickeln möchten.
- Integration. SharePoint Online ist kompatibel und perfekt integrierbar mit dem ganzen MS Office, einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint. Außerdem kann SharePoint Online reibungslos mit CRM integriert werden. Das ist ein wichtiger Vorteil für kleine Unternehmen, weil ihre höchste Priorität darin besteht, den Umsatz zu steigern, deshalb kommen CRM-Systeme wie Salesforce, Dynamics 365 und Zoho CRM häufig zum Einsatz. Diese Art der Integration stellt sicher, dass die Daten aus Vertragsdokumenten und CRM-Systemen immer synchron sind und leicht gefunden werden können.
- Sicherheit. Office 365 und SharePoint Online verfügen über ein umfangreiches Sicherheitsmodell. Viele fortschrittliche Funktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die Verschlüsselung von Daten bei der Speicherung (data at rest) und Übertragung (data in transit), Data Loss Prevention (DLP), der automatische Schutz vor Schadsoftware und vieles mehr verwandeln eine auf SharePoint Online basierende Lösung für das Vertragsmanagement in ein leistungsstarkes Werkzeug, vertrauliche Vertragsinformationen sowie sensible Kundendaten zu schützen. SharePoint Online bietet außerdem einen effektiveren Prüfpfad (Audit Trail), der zeigt, wer Verträge angesehen, geändert, gelöscht oder freigegeben hat. Das erleichtert die Einhaltung der Compliance-Vorschriften auf der Bundes- oder Staatsebene.
- Kosten. Office 365 nutzt ein Abonnement-Preismodell, mit dem kleine Unternehmen ihre Ausgaben planen können. Außerdem fallen in Office 365 und SharePoint Online keine versteckten Kosten an, weil alle Updates kostenlos bereitgestellt werden. Der Preis beginnt mit nur $5 Benutzer/Monat für SharePoint Online und $12,50 Benutzer/Monat für die gesamte Office 365-Suite, die für kleine Unternehmen erschwinglich ist.
Fazit
Die Bedeutung des Vertragsmanagements für kleine Unternehmen kann nicht überschätzt werden. Sorgfältiges und intelligentes Vertragsmanagement sorgt für ein ordnungsgemäßes Management von Verpflichtungen, das nicht nur zu einer Umsatzsteigerung und zur Abschließung von mehr gewinnbringenden Verträgen beiträgt, sondern auch die Vorschrifteneinhaltung und Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten verbessert. Office 365 SharePoint Online entspricht den Anforderungen in kleinen Unternehmen - ist kostengünstig, intuitiv bedienbar und lässt sich gut mit anderen Systemen integrieren. Es gilt als zuverlässiges Tool, papierbasierte Abläufe in einem Unternehmen zu digitalisieren und transparenter zu gestalten. Nun liegt es an Ihnen.
Möchten Sie den ganzen Lebenszyklus eines Vertrags automatisiert verfolgen und Ihre Verträge effizient verwalten? Mit unserer Erfahrung aus zahlreichen SharePoint-Projekten helfen wir Ihnen gerne dabei.
