Überwindung der Abteilungsgrenzen mit einer SharePoint-Zusammenarbeit-Website

Überwindung der Abteilungsgrenzen mit einer SharePoint-Zusammenarbeit-Website

Durch die Entwicklung einer SharePoint-basierten Lösung für Content- oder Workflow-Management, gehen Unternehmen wenigere Risikos von ihrer Annahme ein, denn sie hilft den Nutzern, ihre täglichen Aufgaben zu verwalten. Ausgezeichnete Performance, leichte Navigation und Integration mit Enterprise-Systemen kann den Einkauf der Lösung gewöhnlich garantieren.

Aber sobald das Unternehmen entscheidet, SharePoint für Teamarbeitbedürfnisse zu implementieren, entsteht ein Wasserfall von Herausforderungen. Was ist wichtiger: Schnittstelle oder Funktionalität? Welche Funktionen sind notwendig? Wie behält man die Zufriedenheit der Nutzer? Wie kann man eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sicherstellen und Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen engagieren? Die Fragen schwärmen um SharePoint und machen die Perspektiven des Projektes verschwommen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, empfehlen wir, das Konzept einer engagierten SharePoint-Teamarbeit-Website als Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Wissensgenerierung zu betrachten.

Warum eine Zusammenarbeit-Website?

Einer der häufigsten Fehler, welcher SharePoint-Versagen verursacht, liegt gewöhnlich in der anfänglich inkorrekten Herangehensweise an die Entwicklung einer Zusammenarbeit-Lösung. Nicht angepasste Standard-Tools haben keine Chancen, die Zuneigung der Nutzer zu gewinnen und Mitarbeiter anzuregen, sie aktiv zu nutzen. Eine fruchtbare Zusammenarbeit kann nur im Herzen einer forum-ähnlichen vollwertigen Lösung existieren, solcher wie einer SharePoint-Zusammenarbeit-Website, welche dient als:

Eine einzige Informationsquelle. Eine Website ermöglicht es, die Aufgaben über eine einheitliche Teamarbeit-Plattform auszuführen und wertvolle Informationen mit Kollegen zu teilen, anstatt sie nur auf PCs, in der Cloud oder sogar auf dem Papier zu speichern. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, wichtige arbeitsbezogene Informationen in einem Ort zu sammeln und sie zu jeder Zeit wiederzuverwenden.

Eine korporative Wissensbasis. Eine Zusammenarbeit-Website bietet die Möglichkeit, eine Wissensbasis zu erweitern, die genutzt werden kann, um die Daten über die laufenden Aktivitäten eines Unternehmens zu sammeln, Marktforschung über neue Geschäftsfelder und Möglichkeiten durchzuführen sowie neue Teammitglieder zu bilden und Ihren Einführungszeitraum zu verkürzen.

Eine einheitliche Diskussionsrunde. Eine Website ist ein großartiges Tool, welches es den Mitarbeitern ermöglicht, die Geschäftsfragen sofort zu besprechen, ohne ihre persönlichen Terminpläne mit langen Meetings zu stören. Publizierte Meinungen und Ideen werden nicht verloren und können überarbeitet oder weiter ausgearbeitet werden, wann immer ein Team es braucht.

Gleichzeitig, um Erfolg während der Nutzung einer SharePoint-Zusammenarbeit-Website zu haben, werden Sie vor drei großen Herausforderungen stehen: große Menge von Inhalten zu verwalten, Nutzerrollen zuzuweisen und die Loyalität der Mitarbeiter gegenüber der Website zu gewinnen.

Verwaltung von Inhalten

Da das Konzept einer Teamarbeit-Website um die Informationspublikation herum aufgebaut ist, werden sich die Mitarbeiter mit großen Mengen von Inhalten beschäftigen müssen. Die Website sollte die Möglichkeiten bieten, neue Materialien einfach zu publizieren und auszusieben, um zu verhindern, dass die Website sich in ein Datenlager verwandelt.

Inhaltsveröffentlichung-Funktionen können den Mitarbeitern helfen, Veröffentlichungen in einem einheitlichen Stil zu machen. Glücklicherweise bietet SharePoint einen eingebetteten HTML-Editor, welcher die ganze Reihe der Funktionalität deckt, von Textformatierung bis Einfügung von Dateien und Bildern. Das Ziel ist, es den Nutzern zu ermöglichen, ihren Content selbst zu bearbeiten und zu publizieren und ihn leserlich und leicht verständlich für andere Community-Mitglieder zu machen.

Content-Moderations-Funktionen zielen darauf ab, die Risikos von Informationsverschmutzung’ der Website zu minimieren und grünes Licht den wertvollen und relevanten Daten zu geben. Zusätzlich empfehlen wir einen Content-Moderator zuzuweisen, welcher für Inhaltsfilterung zuständig ist. Auf diese Weise wird jeder Beitragsentwurf zuerst zum Moderator der Website gehen und nur nach seiner / ihrer Zustimmung veröffentlicht. Es ist auch möglich, eine Bewertungsskala zu erstellen, um jede Publikation von irrelevant bis sehr wichtig zu bewerten. Es geht darum, dass jede Publikation einen Rang hat, welcher es den Nutzern ermöglicht, den relevantesten Content leichter zu finden.

Sowohl Content-Management als auch Content-Management-Regeln können detailliert beschrieben und in einem separaten Content-Anleitung-Tab untergebracht werden, um die Richtlinien für Mitarbeiter jederzeit zugänglich zu machen.

Zuweisung der Nutzerrollen

Um eine transparente Nutzerstruktur sicherzustellen, ist es empfehlenswert, wenigstens 3 Gruppen der Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen gemäß ihrer Rolle auf der Website vorherzusehen, um den optimalen Betrieb der Website zu gewährleisten und chaotischem Website-Management vorzubeugen.

Beobachter. Das sind Nutzer, die keine Teammitglieder sind und nicht aktiv an der Teamzusammenarbeit teilnehmen, aber möchten der Gemeinschaft folgen, neue Publikationen sehen und ihre Kenntnisse zu einem bestimmten Thema erweitern. Diese Rolle ermöglicht es nicht, Inhalte zu publizieren, aber erlaubt den Zugriff auf die Website für die Zusammenarbeit, das Lesen von Beiträgen und die Suche nach Informationen. Wenn ein Beobachter der Gemeinschaft beitreten will, muss er sich bewerben.

Mitwirkende. Alle aktiven Teammitglieder, die regelmäßig Inhalte hinzufügen und an den Diskussionen teilnehmen, können Mitwirkende genannt werden. Diese Gruppe von Nutzern sollte in der Lage sein, neue Publikationen zu machen, zu bearbeiten und Kommentare zu hinterlassen. Den Mitwirkenden werden auch persönliche Seiten zur Verfügung gestellt, die sie als persönliche Wissenstafeln verwenden können.

Moderatoren. Je nach der Teamgröße kann eine Zusammenarbeit-Website einen oder mehrere Moderatoren haben. Der Moderator ist ein Nutzer mit den umfangreichsten Berechtigungen, welche es ermöglichen, Publikationen von den anderen einzuschätzen, einen Beitrag abzulehnen, wenn er den Anforderungen der Inhaltsanleitung nicht entspricht, Publikationen zu bewerten und an der Entwicklung der Website durch Hinzufügung von neuen Themen und Unterthemen teilzunehmen.

Mitarbeiter engagiert zu halten

Eine weitere herausfordernde Aufgabe bei der Arbeit mit einer SharePoint-Zusammenarbeit-Website ist es, alle Teammitglieder zu motivieren, um eine zentrale Wissensbasis regelmäßig zu entwickeln. Es gibt ein paar Features, die Benutzeraktivität stimulieren.

  • ‘Benutzer-Fänger’. Um die Aufmerksamkeit der Gemeinschaft anzuziehen, können ‘Nutzer-Fänger’ erstellt werden. Es könnte ein System automatischer Benachrichtigungen sein, welches die Benutzer über jede neue Publikation oder wöchentliche Aktualisierungen, die auf ihrer Zusammenarbeit-Website gemacht wurden, informiert. Es könnte sie einladen, die Website zu besuchen und an der Diskussion teilzunehmen, um ihr besseres Bewusstsein für den Inhalt zu gewährleisten.
  • Neue Beitrag-Benachrichtigung kann an die Arbeitsgruppemitglieder gesendet werden, damit sie die letzten Änderungen an der Website sehen können. Die Benachrichtigung kann eine ‘Rote’ Taste enthalten, welche über den direkten Link zu einer neuen Publikation verfügt.
  • Wöchentliche Zusammenfassung-Benachrichtigung wird alle Website-Mitglieder über die Beiträge, die während der letzten Woche hinzugefügt sind, informieren. Die Benachrichtigung kann den direkten Link zu dem allgemeinen Newsfeed mit den neusten Beiträgen zuerst bieten.
  • Persönliche Bewertungen. Durch Bewertung des Contents garantiert ein Moderator die Relevanz und die Wichtigkeit von jedem Beitrag, welcher auf der Website erscheint. Das System der automatischen persönlichen Bewertung kann ebenfalls eingeführt werden, um die aktivsten Mitglieder zu bestimmen, z. B. die besten Veröffentlicher der Woche oder des Monats zu bewerten, um es dem Team zu ermöglichen, die aktivsten Mitwirkenden zu sehen. Für passivere Teammitglieder wird es sinnvoll sein, ein dynamisches Diagramm einzuführen, welches den eigenen Aktivitätsfortschritt in verschiedenen Zeitrahmen (z. B. Wochen, Monate oder Quartale) zeigt.
  • Persönliche Seiten. Eine strenge Moderation, welche die Website der Verschmutzung vorbeugt, bedeutet, dass einige Publikationen asugesiebt werden. Aber was können Sie tun, wenn ein Teammitglied einen Beitrag behalten möchte, welcher zu spezifisch für den Rest der Gemeinschaft ist? Um die Beiträge mit keiner vorherigen Moderation zu publizieren, können Mitarbeiter mit ihren persönlichen Seiten versorgt werden, welche ihnen mehr Freiheit geben, und es ihnen ermöglichen, alle Informationen, die sie benötigen, in einem Ort zu speichern und sie mit anderen Mitgliedern auszutauschen, sogar wenn es in dem allgemeinen Newsfeed nicht veröffentlicht ist.
  • Kundenspezifisches Design. Zu gutter Letzt, ist kundenspezifisches Design etwas, ohne was eine Zusammenarbeit-Website keinen Erfolg haben wird. Eine Website sollte das Gefühl der Zugehörigkeit zu einer Gemeinschaft geben und die Domäne reflektieren, in welcher die Nutzer arbeiten. Kundenspezifisches Design ist keine Option in diesem Fall, es ist ein Muss, welches die Nutzerakzeptanz deutlich zu erhöhen hilft. Wir fördern die Unternehmen, einige Anstrengungen zu unternehmen, um eine maßgeschneiderte Masterseite zu erstellen, sowie einige Vorlagen für Unterseiten, was helfen wird, das allgemeine Konzept zu visualisieren (z. B. wenn Ihr Team sich auf Gesundheitswesen spezialisiert, erstellen Sie die Seiten mit ‘gesundem’ Design.

Auswahl eines Entwicklungskurses

Die Implementierung von SharePoint-Zusammenarbeitseite in einem Unternehmen ist keine leichte Aufgabe. Alle Versuche, eine Out-of-the-Box-Lösung herzustellen, funktionieren nicht, da das Risiko einer Ablehnung zu hoch ist. Außerdem kann sogar eine funktionsreiche Lösung scheitern, wenn sie den Bedürfnissen der Benutzer nicht entspricht.

Der Entwicklungskurs sollte entsprechend den Erwartungen der Mitarbeiter erstellt werden. Wenn Sie ein SharePoint-Teamarbeit-Projekt übernehmen, starten Sie mit der Zeichnung ein Porträts des zukünftigen Nutzers und der Beschreibung seiner Informationsbedürfnisse, dann denken Sie zusammen mit einem SharePoint-Consultant daran, wie die Website ein Bestandteil der Arbeitstage der Nutzer werden kann.

Geben Sie uns das Feeback

Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen mit der Einführung von SharePoint-basierten Teamarbeit-Lösungen. Was für die Fallstricke gab es bei der Umsetzung solch einer Lösung in Ihrem Unternehmen? Welche Funktionen gelten als die beliebtesten und erwiesen sich als nützlich bei der Nutzerbindung? Was glauben Sie, sind die Möglichkeiten, SharePoint-Kooperationsprojekte erfolgreicher zu machen?

Möchten Sie ein brandneues SharePoint-Intranet erstellen oder Ihr vorhandenes Unternehmensportal verbessern? Verwirklichen Sie es mit uns! 

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