Integration von Salesforce mit SharePoint – Kollaborations- und Dokumentenmanagement

Darya Yermashkevich

Darya Yermashkevich

Darya ist Observer für CRM-Technologie bei ScienceSoft, einem Softwareentwicklungs- und Beratungsunternehmen mit dem Hauptsitz in McKinney, Texas. Darya begann als Business-Bloggerin, indem sie Webportal-Lösungen, HRM-, ITSM- und CRM-Technologien erforschte. Jetzt tauscht sie ihre praktische Erfahrung basierend auf einer realen CRM-Analyse sowie Erkenntnissen in der CRM-Industrie in ihrem Geschäft aus. Darya schreibt mit einem besonderen Fokus auf Kundenerfahrung und fortgeschrittene Verwendung von CRM-Software.

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Salesforce setzt fort, die Kollaborations- und Dokumentenmanagement-Funktionalität der Plattform zu verbessern, um die wachsende Nachfrage nach abteilungsübergreifender Zusammenarbeit zu erfüllen. Es scheint auf den ersten Blick, dass die Zusammenarbeit der Mitarbeiter nur in Salesforce CRM erfolgreich sein kann. Ist es dann sinnvoll, nach einem zusätzlichen Kollaborationssystem wie SharePoint Online zu suchen und in die Integration von Salesforce mit SharePoint zu investieren? Um das herauszufinden, prüfen wir das Kollaborations- und Dokumentenmanagement in Salesforce und untersuchen, wie SharePoint diese ergänzen kann.

Salesforce-SharePoint Integration

Wie verläuft die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Kunden in Salesforce?

Das Zentrum bei der Zusammenarbeit der Mitarbeiter in Salesforce ist sicher Salesforce Chatter. Als ein standardmäßig aktiviertes Kommunikationstool unterstützt Chatter Feeds, Profile und Gruppen, um die Teilung von Daten und die Kommunikation zwischen Salesforce-Benutzern zu ermöglichen. Um Diskussionen zu optimieren, bietet Chatter Empfehlungen von relevanten Kontakten und Inhalten sowie benachrichtigt über die Erwähnung von Benutzern.

Obwohl Chatter die Zusammenarbeit der Mitarbeiter anregen kann, hat es mehrere Nachteile. Erstens haben Chatter Free-Benutzer eingeschränkte Rechte. Sie können sich Profile ansehen, Dateien teilen, den Gruppen beitreten und Aktualisierungen veröffentlichen, aber sie können Salesforce-Daten und Datensätze nicht sehen oder Dokumente direkt in Salesforce bearbeiten. Daher wird die Zusammenarbeit zwischen Salesforce-Benutzern und Mitarbeitern ohne Lizenzen behindert.

Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Einschränkung zu überwinden:

  1. Mehr Salesforce CRM-Lizenzen zu kaufen (ab $75 pro Benutzer pro Monat).
  2. Die Mitarbeiter-Apps-Starter Lizenz zu wählen ($25 pro Benutzer pro Monat). Diese Lizenz gibt den Chatter-Benutzern den vollständigen Zugriff auf Salesforce-Ressourcen im Vergleich zu den anderen Chatter-Lizenzen.

Beide Optionen bedeuten zusätzliche Investitionen für ein Unternehmen.

Zweitens, während Chatter auch externe Benutzer (Kunden oder Partner) aufnehmen kann, sind die Funktionen, die es für sie bereitstellt, sehr begrenzt (z.B. kein Zugriff auf Kalender, Ereignisse, Inhaltsbibliothek, Kontakte und Themen). Daher ist die Chatter-basierte Interaktion zwischen internen und externen Benutzern nicht frei von Fallstricken.

Was beinhaltet das Dokumentenmanagement in Salesforce?

Salesforce verfügt über fünf Module für das Dokumentenmanagement: Salesforce-Dateien, Salesforce CRM-Inhalte, Salesforce Knowledge, Dokumente und Anhänge. Um die Funktionen dieser Tools zusammenzufassen, verfügt die Plattform über eine leistungsstarke Funktionalität für das Dokumentenmanagement, darunter:

  • Inhaltsorganisation in privaten und öffentlichen Bibliotheken (mit Tags und Filtern).
  • Leistungsstarke Inhaltssuchmaschine, welche sowohl Inhaltseigenschaften als auch das Dokument selbst scannt.
  • Dokumentenversionsmanagement.
  • Inhaltsvorschau im Browser ohne Herunterladen.
  • Praktische Übersicht der Verwendung von Wissensartikeln.
  • Content-Austausch mit Kunden via sowohl Salesforce CRM als auch Mobile App.

Das Dokumentenmanagement in Salesforce hat auch Einschränkungen, die meist den verfügbaren Speicherplatz betreffen. Dateien, die an die Feeds und Datensätze angehängt werden können, haben eine Größenbeschränkung von 5 MB bis 2 GB in verschiedenen Modulen. Gleichzeitig sind Salesforce-Daten und -Dateispeicher auf 11 GB pro Organisation und 632 MB pro Benutzerlizenz beschränkt.   

Warum sollte das Kollabarations- und Dokumentenmanagement mit SharePoint verbessert werden?

Um nicht nur die Salesforce-Einschränkungen zu überwinden, sondern auch zusätzliche Funktionen zu erhalten, entscheiden sich viele Unternehmen, das Kollabarations- und Dokumentenmanagement in Salesforce mit einem dedizierten Enterprise-Kollaborationstool – SharePoint – zu verstärken.

Es gibt mindestens vier Gründe, die Funktionalität vom Kollaborations- und Dokumentenmanagement im CRM durch die Integration von Salesforce mit SharePoint zu erweitern.

  1. Geringere Investitionen. Während mehr Salesforce-Lizenzen eine kostspielige Option sind, wird ein Unternehmen 10 Dollar pro Benutzer pro Monat für die SharePoint-basierte Kollaboration und 20-35 Dollar pro Benutzer pro Monat für das ganze Werkzeugset von Office 365 für die Zusammenarbeit zahlen. Mit SharePoint wird also eine vollwertige Zusammenarbeit in großen abteilungsübergreifenden Teams weniger kosten.
  2. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Salesforce ist für Vertriebs- und Marketingteams vorgesehen, während die Projektzusammenarbeit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen wie Business Analysten und technische Spezialisten einbezieht. Gleichzeitig wird ein SharePoint-Intranet entwickelt, um Mitarbeiter unternehmensweit zu verbinden und die abteilungsübergreifende Teamzusammenarbeit zu fördern. Das Intranet wird als Anknüpfungspunkt für Mitarbeiter dienen, indem es die Suche nach allen Mitarbeiterprofilen ermöglicht und die Zusammenarbeit beschleunigt.
  3. Erweitertes Wissensmanagement. SharePoint übertrifft Salesforce im Wissensmanagement, weil seine Kommunikationsseiten den Wissensaustausch dynamischer gestalten, indem es den Benutzern durch Artikelankündigungen und Werbung Wissen vermittelt. Um Knowledge-Artikel den Kunden zu liefern, externe Benutzer zu untersuchen, benötigt ein Unternehmen, das Salesforce nutzt, noch immer Salesforce Knowledge mit einem Kundenportal zu ergänzen. Solch ein Portal kann entweder auf der Salesforce-Plattform basieren oder ein externer Teil eines SharePoint-Portals sein. Beide Optionen sind akzeptabel. Berücksichtigen Sie jedoch, dass die Salesforce-Lösung zwar keine Integration erfordert, aber aufgrund höherer Lizenzgebühren langfristig wahrscheinlich mehr kostet.
  4. Dokumentenmanagement in großem Umfang. Als Dokumentenmanagements- und Kollaborationsplattform ist SharePoint leistungsfähiger als Salesforce, wenn es um die Zusammenarbeit bei Dokumenten und die Speicherung großer Mengen von Kollaborations-Inhalten geht. SharePoint ermöglicht zum Beispiel gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit und Offline-Arbeit mit Dokumenten. Der Datenspeicher ist auf 1 TB pro Organisation plus 0.5 GB pro Benutzerlizenz beschränkt. Die maximale Größe von Dateianhängen beträgt 250 MB, was mehr als in Salesforce ist.

Salesforce vs. SharePoint - Was ist besser für das Kollaborations- und Dokumentenmanagement?

Einfach gesagt, kann das Kollaborations- und Dokumentenmanagement in Salesforce ohne Verwendung von SharePoint effizient eingerichtet werden, wenn ein Unternehmen alle verfügbaren Kollaborationstools nutzt - Salesforce Chatter, Salesforce Dateien, Salesforce CRM Content, Salesforce Knowledge, Dokumente, Anhänge und Salesforce Extranet. Zwei Hauptnachteile hier sind hohe Lizenzkosten und begrenzte Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Abteilungen, die Salesforce als selbstverständlich nicht verwenden.

Stattdessen kann ein Unternehmen entscheiden, SharePoint als sein Enterprise-Kollaborationstool und Salesforce als CRM zu verwenden. Dann wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in einem Bestandteil des Intranets von SharePoint durchgeführt, und das Extranet ermöglicht die Zusammenarbeit mit externen Benutzern, wie Kunden und Partnern. Der Benutzerzugriff auf Funktionen wird nur vom Systemadministrator eingeschränkt, und nicht von der Plattform. Wenn ein Unternehmen diese Option auswählt, sollte es die Integration von Salesforce in SharePoint sorgfältig prüfen, um Unannehmlichkeiten für Salesforce-Benutzer zu vermeiden.

Warum sollten Sie sich für die Integration von Salesforce mit SharePoint entscheiden?

Abgesehen von reduzierten Lizenzkosten und erhöhter Datenspeicherkapazität sorgt die Integration dafür, dass Salesforce und SharePoint als eine einzige Umgebung für die Zusammenarbeit betrachtet werden. Um genauer zu sein, wird SharePoint-Content in Form von Referenzen in Salesforce integriert, die durchsucht und vorher angesehen werden können. Das gibt den Vertriebsmitarbeitern mehr Flexibilität, weil sie unterwegs, durch Mobiltelefone und ohne Herunterladen großer Dokumente auf SharePoint-Dateien zugreifen können.

Da der Inhalt an einem Ort - SharePoint - gespeichert wird, wird es kein Problem mit der Dokumentenversionierung in zwei Systemen geben.

Schließlich, durch die Salesforce-Widgets und den Echtzeit-Datenaustausch zwischen zwei Systemen können Salesforce-Benutzer mit ihren Kollegen, die SharePoint verwenden, in der CRM-Benutzerschnittstelle bequem zusammenarbeiten.

Obgleich die Integration von Salesforce mit SharePoint vernünftig aussieht, bleibt noch eine Frage offen: Was ist für die Integration der Systeme erforderlich?

Integration von Salesforce mit SharePoint - wie funktioniert es?

Eigentlich wird die Integration nicht zu viel erfordern. Salesforce veröffentlichte Files Connect, ein Tool zum Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von SharePoint-Dateien direkt in ihrem CRM. Einem Referenzmodell folgend, erstellt Files Connect Referenzen zu SharePoint-Dateien in Salesforce und behandelt sie wie Salesforce-Dateien. Außerdem können Benutzer SharePoint-Dokumente über Salesforce Globale Suche finden und darauf zugreifen, wobei alle Inhaltszugriffsregeln beibehalten werden.

Files Connect, ein kostenloses Tool für Salesforce Integrationen mit SharePoint Online, erweist sich als eine elegante Lösung, wenn es um die Integration von SharePoint-Dokumenten und Zusammenarbeit in Salesforce geht.

Da das Tool einige Einschränkungen immer noch aufweist, werden anspruchsvolle Projekte die Unterstützung von CRM-Beratern benötigen, um den Datenaustausch zu optimieren. In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die lebendigsten Situationen, in denen Files Connect für die Integration von Salesforce mit SharePoint nicht ausreicht.

Kernpunkte

Die Salesforce-Funktionalität für Dokumentemanagement und Zusammenarbeit ist zwar stark, doch durch die Integration mit SharePoint Online wird die Zusammenarbeit unternehmensweit erweitert und bequem gemacht, wobei Lizenzkosten reduziert sind. Um diese Synchronisierung zu aktivieren, kann ein Unternehmen einen kostenlosen Salesforce Files Connect verwenden, welcher den Zugriff auf SharePoint-Dokumente und die Zusammenarbeit über Salesforce-Widgets ermöglicht. Wenn das Integrationsprojekt jedoch zu komplex wird, ist es sinnvoll, sich an erfahrene Salesforce-Berater zu wenden, um sicherzustellen, dass die Datenübertragung reibungslos abläuft.

Unsere Berater helfen Ihnen, Salesforce-Lösungen einzuführen und anzupassen sowie Ihre Produktivität im Marketing, Kundenservice und Vertrieb zu steigern.